그들이 사무실에 들어올 때 고객을 맞이하는 사람은 회사의 이미지를 제시합니다. 혼란스럽고 무관심한 접대자는 전문가가 아닌 전문가로 회사를 소개합니다. 한편, 친절한 직원이 따뜻하게 맞이하는 것은 고객을 소중하게 생각하게 만들고 회사와 더 긴 관계를 형성하도록 이끌 수 있습니다. 의사 나 치료사와 같은 특정 유형의 사무실에서는 인터뷰와 같은 중요한 회의가 있기 전에 방문객이 긴장할 수도 있음을 기억하십시오. 친숙한 인사말을 사용하면 쉽게 인사 할 수 있습니다.
책상이 현관과 마주하도록 배치하여 고객이 들어올 때 고객을 볼 수 있습니다. 사무실이 매일 시작될 때마다 깔끔하게 보이는지 확인하고 하루 종일 정리하십시오. 패키지를 즉시 배달하거나 보이지 않게하십시오. 서류를 올바르게 보관하고 약속 시간대에 접근하십시오. 클라이언트 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 적절한 컴퓨터 프로그램을 실행하십시오.
진정한 따뜻함과 열정을 전하는 미소 짓고 고객을 환영합니다. 이 경우에 당신이 그를 기다리고 있었음을 알리는 인사말을 사용하십시오 - 그러나 이것이 당신이 기대했던 클라이언트라는 것을 알고있는 경우에만. 법률 상담소에서 오전 9시에 고객을 기다리고 비즈니스 미팅을 위해 옷을 입고있는 남자가 웃으면 서 "안녕하세요, 존입니까? 만나 뵙게되어 반갑습니다." 고객의 성명을 진술하지 마십시오.이 정보는 기밀로 취급하십시오. "안녕하세요, XYZ 회사에 오신 것을 환영합니다. 오늘 어떻게 도와 드릴까요?"와 같이 고객을 모르는 경우보다 일반적인 인사말을 사용하십시오.
임명을 준비하고, 작성해야 할 서류를 제공하거나, 도착한 사람에게 적절한 사람에게 알릴 것을 알리는 등 고객에게 도움을 제공하십시오. 기다려야 할 시간이 얼마나되는지 고객에게 알리십시오. 그녀에게 질문이 있는지 물어보고 자신의 능력을 최대한 발휘하도록 대답하십시오. 대답을 확인해야한다면 그녀에게 확신을 갖도록하십시오.
고객이 기다리는 동안 긴장을 풀도록 권장하십시오. 가능한 경우 물, 커피 또는 차와 같은 고객 다과를 제공하십시오. 의뢰인이 제안을 거절하면, 그가 마음이 바뀌 었는지 알려주라고하십시오. 계속 따뜻한 미소와 열정을 전달하면서 고객과 대화 할 때 웃고 눈을 마주 치십시오.
전화에 응답해야하는 경우 고객에게 정중하게 잠시 기다려달라고 요청하십시오. "안녕하세요, XYZ 회사의 Terri입니다. 잠시만 기다리시겠습니까?"라는 인사말로 전화에 응답하십시오. 발신자에게 전화를 걸어 주셔서 감사 드리며 그녀에게 맞을 것입니다. 그런 다음 사무실의 고객에게 참석하십시오.
직원에게 클라이언트를 소개하기 위해 사무실의 프로토콜을 따르십시오. 직원이 다른 방문객과 만나지 않는다는 것을 알고 있으면 고객이 도착하자마자 직원을 소환하십시오. 그렇지 않으면 고객의 약속이 시작될 때 전화로 해당 직원을 소환하십시오.
이것이 귀하의 사무실에서 수락 된 절차이고 직원이 그녀가 회의를 시작하기를 원한다고 표명했다면 고객을 직원의 사무실로 에스코트하십시오. 또는 대기실 직원을 소환하여 고객을 만나십시오. 귀사가 선호하는성에 따라 성을 사용하여 아직 만난 적이없는 고객 및 직원을 소개하십시오.
