직원 회의록은 의사 결정, 토론 된 문제, 투표 결과, 과제 및 직원에게 영향을 미치는 기타 문제에 대한 서면 기록을 제공합니다. 회의의 세부 사항과 토론의 본질을 파악하는 것이 중요합니다. 회의 중에 말하는 모든 단어를 녹음 할 필요는 없지만 참가자에게 회의의 정확한 기록을 제공 할 수 있어야합니다.
필요한 항목
-
노트 작성 도구
-
리코더
회의실을 방문하여 회의실을 방문하여 최적의 장소를 구할 수있는 곳을 확인하고 필요할 경우 전기 콘센트를 찾으십시오. 이전 분을보고 과거 기록 분이 얼마나 빨리 돌아 왔는지 확인하십시오.
주제별로 의사록을 정리하는 데 도움이되는 의제 사본을 얻으십시오. 초대 된 참가자 목록을 가져 와서 회의에 입장 할 때 로그인하도록 요청하여 참석자를 확인합니다.
회의가 개최 된 날짜와 시간을 기록하십시오. 제시된대로 모든 동작을 말로 표현하십시오. 투표 수와 투표 한 수, 반대 투표 수 및 기권 수를 기록하십시오. 모션 메이커의 이름과 모션을 초 단위로 포함하십시오.
글 머리 기호를 사용하여 예산, 선거 또는 회사 행사 계획과 같은 중요한 토론 주제를 강조 표시하십시오. 토론 중에 제기 된 장단점과 각 진술을 누가 작성했는지 주목하십시오. 각 토론 주제를 결과 및 모션 및 투표, 주제 연구 또는 지정된 작업 지정 과제로 마무리하십시오.
분을 쉽게 이해할 수 있도록 명확하고 읽기 쉬운 형식으로 작성하십시오. 분만을보다 효율적으로 만들기 위해 이미 생성 된 앱 및 도구를 찾으십시오. Windows를 사용하는 경우 onenote.com과 같은 웹 사이트에서 찾을 수 있습니다. 필기 도구 인 evernote.com, 메모 작성 및 분 공유 도구를 사용하는 Agreo.com, 회의록 템플릿을위한 Google 문서 및 회의록 공유 방법을 확인하십시오.
토론이 마음에 새어 나오면 24 시간 이내에 가능한 한 빨리 회의록을 작성하십시오. 처음부터 끝까지 제 3 자에게 글을 씁니다.
참석자의 나머지 부분을 회의에 보내기 전에 검토를 위해 회의를 주재 한 관리자 또는 감독자에게 초안을 보냅니다. 수정하고 회의에 참석 한 모든 사람에게 사본을 보냅니다. 예산 사본, 행동 항목 목록 또는 연락처 목록과 같은 적절한 서류를 첨부하십시오.
팁
-
미세한 과정을 단순화하기위한 템플릿을 만듭니다. 직원 분을 데려 갈 때 반복해서 사용하십시오.
정확성에 대해 걱정할 경우 녹음 장치를 사용하십시오. 참가자들에게 레코더를 켜기 전에 레코딩 중임을 알립니다.
경고
토론을 놓치거나 말한 것을 이해하지 못하는 경우에 당황하지 마십시오. 혼란 스러울 때, 절차를 중단하고 정확하게보고 할 수 있도록 명확한 설명을 요청하십시오.
