비즈니스 레터의 기능은 무엇입니까?

Webster 's 사전은 편지를 개인이나 그룹에게 서면 또는 인쇄 된 메시지로 정의합니다.이 메시지는 대개 우편으로 보내집니다. 물론 전자 시대에 많은 편지가 전자 메일을 통해 전자 메일 본문 또는 첨부 파일로 전송됩니다. 그럼에도 불구하고 비즈니스 편지에는 전통적인 기능이 계속 존재합니다. 따라서 비즈니스 세계의 사람들이 비즈니스 관계자에게 올바른 인상을주기 위해 이러한 기능을 알고 있어야합니다.

매상

캘리포니아 주립대 경영 경제 학부 명예 교수이자 Gardner-Webb College의 Sue C. Camp 부교수 인 Kenneth Zimmer는 "전통적인 판매 서신은 현대 비즈니스의 중요한 도구로 남아 있습니다. Broyhill 경영 대학원. 또한 짐머 (Zimmer)와 캠프 (Camp)는 대부분의 비즈니스 서신이 실제로 판매 편지임을 유지하고 있습니다. 그 의도 된 목적은 수령인에게 상품이나 서비스를 판매하는 것을 촉진하기위한 것이기 때문입니다. 판매 편지에는 다섯 가지 주요 목표가 있습니다.

받는 사람의 관심을 끌기.
수령인과 친밀한 관계를 수립하는 것.
받는 사람의 구매 동기에 호소하기.
수령자가 행동을 취하도록 설득하는 것.
수령인에게 조치를 취할 수있는 기회 제공.

섭외

모든 홍보 활동의 목표는 대상 고객의 신념, 태도 또는 행동에 영향을 미치는 것입니다. "대중 커뮤니케이션 이해: 교양 과목 관점"의 공동 저자 인 Melvin L. DeFleur와 Everette E. Dennis는 공공 관계 서신에 대해 설명합니다. PR 서한의 주요 목적은 청중의 회사에 대한 인상에 긍정적 인 영향을주는 것입니다 또는 조직.

홍보 편지의 몇 가지 예는 다음과 같은 목표를 달성하기 위해 노력하는 사람들입니다:

새로운 사업을 홍보하십시오.
고객이 청구 계정을 열도록 요청하십시오.
고객에게 비즈니스에 감사드립니다.
잠재 고객을 지역 사회에 환영하십시오.
특별 판매 또는 서비스 발표.
회사의 서비스 사용에 대한 인센티브 제공

요청 및 응답

가장 일상적인 비즈니스 서신은 요청을하거나 Zimmer 및 Camp 상태에 응답합니다. 요청서의 예로는 회의실 예약, 가격 견적 요청, 청구서 요청, 약속 설정 등이 있습니다. 그럼에도 불구하고 짐머 (Zimmer)와 캠프 (Camp)는 일상적인 편지는 "일상적으로 다루어서는 안된다"고 조언한다. 그러므로 요청을 제출하거나 응답 할 때 특정 지침을 따라야한다.

완전한 정보를 제공하십시오.
불합리한 요청을하지 마십시오.
정확하고 정확해야합니다.
결코 discouteous하지 말라.

클레임 및 조정

고객은 때때로 결함이있는 서비스 또는 제품에 대해 불평합니다. 이러한 경우가 발생하면 기업은 조정을 위해 고객과 협상하여 대응해야합니다. 또한 기업은 공급 업체가 올바른 제품을 보내지 않거나 전혀 제공하지 않은 경우와 같이 청구서를 작성합니다. 그러나 Zimmer와 Camp은 청구에 응답하든 제출하든 관계없이 다음 규칙을 명심해야한다고 말합니다.

당신이 모든 사실을 가지고 있는지 확인하십시오.
청구를 설명 할 때 정확하고 완전해야합니다.
고발, 위협 또는 요구하는 것을 피하십시오..
정중하게 행동하십시오.
모든 관련 당사자들에게 기꺼이 합리적인 해결책을 제안하십시오.

소셜 커뮤니케이션

Zimmer and Camp는 특별한 경우에 비즈니스 사업가를 축하하는 것이 "일반적인 예의와 전통"이라고 말합니다. 고용주는 동료가 손실이나 비극을 겪고 조속한 초대장에 즉각적으로 응답하며 퇴직을 인정하고 선물, 접대 또는 특별 대우에 대한 감사를 표시 할 때 조문 서를 보내야합니다. 그러한 상황을 인정하지 않는 것은 회사를 나쁜 관점에서 묘사합니다.

문자를 올바르게 포맷해야합니다.