문서 제어는 배포되는 특정 문서의 버전을 제어하여 특정 조직의 효율성을 높이는 데 사용됩니다. 이렇게하면 직원 모두가 특정 문서의 올바른 버전을 사용할 수 있습니다. ISO 표준은 기업 내에서 프로세스를 표준화하고 기업이 적절한 기록을 유지하도록 돕는 국제 표준 세트입니다. 기업은 특정 비즈니스에 적용되는 표준을 이해하고 이러한 표준을 준수하기 위해 문서 제어 수단을 사용해야합니다.
논문 최소화
문서 제어는 종이 문서를 줄이거 나 없애기 때문에 문서가 환경에 미치는 영향이 적고 회사 비용이 절감됩니다.
편리한 액세스
액세스 용이성은 문서 제어를 처리 할 때 중요한 측면입니다. 회사는 예를 들어 인터넷에서 정보에 쉽게 액세스 할 수있는 경우 정보를 최신 상태로 유지하는 데 더 쉬워집니다.
분류
문서는 논리적 범주로 구성되어야합니다. 이렇게함으로써 주어진 상황에 맞는 적절한 문서를 찾을 수 있습니다. 이 문서들은 9000 세계에 따라 정책, 절차, 작업 지시, 양식 및 기록과 같은 범주로 구성되는 경우가 많습니다. ISO는 필요한 경우 관련 문서를 사용할 수 있도록 요구합니다.
전문적 지식
문서는 확정되기 전에 광범위하게 검토되어야합니다. 대부분의 경우,이 문서는 감독 목적을 위해 하나 이상의 개인이 검토해야하며 9000 세계에 따르면 실수를 방지하기 위해 여분의 눈을 가짐으로써 실수를하지 않도록해야합니다. 검토주기에는 특정 문서에 관여하는 작업자와 작업자를 감독하는 관리자가 포함되어야합니다. 전문가가 더 많은 전문 지식을 갖추고 실수를 이해할 수 있기 때문입니다. ISO는 발급 전에 문서의 적합성을 승인 받아야합니다.
개정 상태
ISO 표준은 필요할 때마다 문서를 검토하고 업데이트해야합니다. 특정 회사의 조건은 필연적으로 변경되며 논리적 인 경우 업데이트가 문서에 추가되어야합니다. 9000 세계에 따라 개정 상태가 문서에 있어야합니다. 이 상태에는 초안, 검토 및 승인이 포함됩니다. 어떠한 이유에서 건 회사에서 보관하는 폐기 된 문서는 폐기되어야합니다.
읽기 쉬움
문서는 9000 세계에 따라 항상 사람들이 읽을 수 있고 접근 할 수 있어야합니다. ISO는 마모 또는 손상을 입었을 때 문서가 업데이트되도록 요구합니다.
분포
회사에서 창출 한 문서가 통제되어야 할뿐만 아니라 9000 세계에 따르면 해당 국가에서 발생한 문서도 통제되어야합니다. 회사가 소유 한 제품 및 기계류에 대한 사용자 문서와 같은 많은 문서를 명확하게 표시하고 회사의 적절한 개인에게 배포해야합니다.
