불만 편지는 개인이나 조직에 대한 귀하의 불만 사항에 대한 영구 기록입니다. 잘 쓰여진 편지에는 특정 제품이나 서비스와 관련된 문제와 예상되는 해결 방법이 명시되어 있습니다. 편지를 쓸 때 평온하고 전문적인 어조를 사용하십시오. 모든 위협, 품위없는 폭언, 풍자 또는 부적절한 언어는 피하십시오. 대부분의 경우 문제에 대한 책임이없는 개인에게 편지를 보내고 있지만 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다.
편지를 특정 사람에게 보냅니다. "친애하는 각하"또는 "우려 할 수있는 사람에게"사용하지 마십시오. 회사 배전반에 전화를 걸어 해당 관리자의 이름과 직함을 요청하십시오. 이름의 철자가 올바른지 확인하십시오. 이름을 식별 할 수 없으면 "고객 서비스 관리자"와 같은 적절한 제목을 사용하십시오.
펜과 종이 또는 워드 프로세서 프로그램의 초안을 사용하여 귀하의 불만과 관련된 모든 세부 사항을 기록하십시오. 제품 이름 및 설명, 주문 번호, 브랜드 이름, 모델 번호, 가격 및 구매 날짜와 같은 정보를 포함하십시오. 귀하의 불만과 관련된 모든 서류를 복사하십시오. 모든 정보를 다시 읽고 불만 사항이 합법적인지 확인하십시오.
긍정적 인 메모로 편지를 시작하십시오. 첫 단락을 사용하여 조직의 긍정적 인면을 토론하십시오. 예를 들어 브랜드 이름에 대한 충성도 또는 회사 직원과의 특정 거래에 대해 언급 할 수 있습니다. 예를 들어, "과거에는 상점을 방문하는 즐거움을 누 렸습니다. 많은 판매 사원들이 저의 이름으로 인사하고 저의 구매 방식에 만족할 수 있도록 나섰습니다."
두 번째 단락에 불만 사항의 성격을 기술하십시오. 귀하의 불만 사항을 처리하기 위해 독자가 알아야 할 모든 세부 사항을 포함 시키십시오. 예를 들어, "30 일간의 보증 기간에 2011 년 3 월 7 일에 구입 한 모니터를 $ 373.89에 반환합니다. 영수증 사본을 동봉합니다." 영수증이나 기타 서류의 원본을 보내지 마십시오.
세 번째 단락을 사용하여 기대치를 명확하게 설명하십시오. 예를 들어, "토스터가 제조업체의 지시대로 작동하지 않기 때문에 토스터 반환을 위해 지불 한 우송료에 47.83 달러를 더한 즉시 환불을 기대합니다. 응답이 4 주가 소요됩니다. 너에게서, 나는 더 나은 사업 국에 연락 할 것이다."
팁
-
이름, 주소, 전화 번호 및 전자 메일 주소를 기입하십시오. 짧은 단락을 쓰고 글자의 길이를 한 페이지로 유지하십시오. 신뢰할 수있는 친구 또는 친척에게 편지를 교정 해 줄 것을 요청하십시오. 철자 및 문법 오류를 검사하는 것 외에도 편지의 음색이 적절한 지 확인해야합니다.
