수동 회계에서 전산 회계로 전환하는 것은 쉽고 효율적으로 수행 할 수있는 단계별 프로세스입니다. 회계 연도가 끝나면 새 회계 연도의 시작으로 시작할 수 있습니다. 연말 재무 제표를 제외하고는 이전 기간의 데이터를 입력 할 필요가 없습니다. 연말이 아니면 연말까지 기다리거나 연내에 모든 세부 데이터를 시스템에 입력 할 것인지 결정해야합니다.
연구하고 컴퓨터 회계 시스템에 필요한 컴퓨터 장비를 결정하십시오. 오늘날 대부분의 PC는 소기업 용 상용 회계 패키지를 제공합니다. 컴퓨터에 몇 기가 바이트의 저장 공간이있는 하드 드라이브가 있는지 확인하십시오. 시간이 지남에 따라 컴퓨터 기록이 커지고 컴퓨터가 몇 년 동안 지속되기를 원합니다. 또한 워드 프로세싱 및 스프레드 시트 프로그램은 물론 인터넷 및 전자 메일 기능도 필요합니다.
컴퓨터 장비를 설치하고 인터넷 연결을 설정하십시오. 이 단계는 중요합니다. 왜냐하면 문제가 발생할 경우 모든 회계 소프트웨어 패키지에서 온라인 도움말을 사용할 수 있기 때문입니다. 또한 컴퓨터 설정의 일부로 파일을 백업하는 방법을 설정하십시오. 중요한 데이터를 작업 할 때 매일 또는 더 자주 데이터를 백업해야합니다. 휴대용 드라이브에 파일을 쉽게 백업 할 수 있습니다. 회계 시스템은 필요할 때 정보가 검색되는 데이터베이스라는 사실을 깨닫는 것이 중요합니다.
조사하고 어떤 회계 소프트웨어 패키지가 귀하의 비즈니스에 가장 적합한 지 결정하십시오. 대부분의 중소기업은 QuickBooks 또는 Peachtree와 같은 즉시 사용 가능한 소프트웨어 패키지를 사용해도됩니다.
내장 된 메뉴를 따라 소프트웨어 패키지를 설정하십시오. 총계 장부에 대한 계좌 차트를 만듭니다. 은행 계좌를 설정하고 공급 업체 및 고객에 대해 필요한 모든 정보를 추가하십시오.
전산화 도서를 최신 상태로 유지하는 데 필요한 자세한 거래 데이터를 입력하십시오. 전년도의 연말 재무 제표를 당해 연도의 기초 잔액으로 입력해야합니다. 최신 연도가 될 때까지 현재 연도의 매월 상세한 거래 데이터를 입력하십시오. 연말 인 경우 새해 첫날 잔액을 설정하고 거래 및 이벤트가 발생할 때 회계 데이터를 입력하면됩니다. 이제 당신은 컴퓨터 회계 시스템을 운영하고 있습니다.
전년도 재무 제표를 시스템에 입력 할 것인지 결정하십시오. 전산 기록에 기록을 제공하기 위해 이전 년도의 재무 제표를 추가 할 수 있습니다. 매월, 분기별로 또는 매년 수년간이 작업을 수행 할 수 있습니다. 자세한 거래 데이터를 기록에 추가 할 필요는 없지만 수동 기록으로 되돌아가는 길이 있어야합니다.
