회계사 및 변호사와 같은 전문가는 종종 중요한 비즈니스 문제와 관련하여 고객에게 편지를 씁니다. 회사는 명확하고 효과적인 고객 서신을 작성하기 위해 특정 절차를 따라야합니다. 전문가는 신규 고객의 환영, 비즈니스 문제에 대한 논의 또는 조언 제공과 같은 여러 목적을 위해 고객 편지를 작성합니다. 전문적으로 고객의 서신을 작성하고 독자가 이해할 명확한 목적으로 쉽게 읽을 수 있도록하십시오.
레터 헤드를 사용하십시오. 대부분의 전문 기업은 고객에게 보내는 서신을 포함하여 모든 서신에 레터 헤드를 사용합니다. 레터 헤드에는 회사 이름, 주소 및 전화 번호가 들어 있습니다.
편지에 연설하십시오. 고객에게 편지를 쓸 때 그 사람의 이름을 적어 직접 그 사람에게 편지를 씁니다. "친애하는"이라는 단어와 그 뒤에 오는 사람의 이름 또는 "받는 사람"으로 시작될 수 있습니다. 편지 상단에 날짜를 넣으십시오.
간단한 소개와 함께 편지를 시작하십시오. 소개를 즐겁고 대화식으로 유지하십시오. 귀하의 회사를 이용해 주신 고객에게 감사의 편지를 보내 주셔서 감사합니다.
편지의 본문을 개발하십시오. 편지의이 부분은 편지의 목적을위한 정보를 포함합니다. 여기에는 클라이언트와 관련된 조언이나 기타 정보가 들어있을 수 있습니다.
특정 분야의 전문가 만 이해할 수있는 용어는 사용하지 마십시오. 변호사와 회계사는 종종 자신의 분야와 관련된 용어를 사용하지만 고객에게는 익숙하지 않을 수 있습니다. 배경에 관계없이 누구에게나 명확한 단어를 선택하십시오.
고객에게 질문 할 것을 요청하십시오. 추가적인 도움과 정보를 얻기 위해 회사에 연락하라는 초대장은 모든 고객 편지의 표준 부분입니다.
편지에 서명하십시오. 귀하의 서명을 편지 하단에 포함시키고 귀하의 고객에게 서류를 우송하십시오.
