다른 사람을 대신하여 편지를 써야하는 경우가 많이 있습니다. 예를 들어 변호사는 정기적으로 변호사를 고용합니다. 다른 상황으로는 스스로 할 수있는 능력이 없거나 제 2 언어 학습자이고 영어로 글을 쓸 수없는 사람들을위한 작문이 있습니다. 사장님이 사무실에 없기 때문에 자신을 대신하여 서신을 보내달라고 요청하는 또 다른 이유 일 수 있습니다. 다른 사람을 위해 편지를 쓰는 이유와 관계없이 형식이 일관됩니다.
콘텐츠 결정
편지 대신에 편지를 쓸 사람과 이야기하십시오. 표지 할 포인트 목록, 편지를 보낼 사람 및 포함해야 할 기타 세부 사항을 작성하십시오. 편지를 제대로 쓸 수있는 충분한 배경 정보가 있다고 생각할 때까지 편지의 주제에 대해 토론하십시오.
레터 헤드 및 업무 서체 형식 사용
귀하의 서신에 신뢰성을 부여하기 때문에 가능하면 레터 헤드에 적어주십시오. 레터 헤드가없는 경우, 페이지 상단에 편지를 쓰고있는 사람의 주소를 입력하고 공백으로 남겨두고 날짜를 입력하십시오. "친애하는"사람의 이름, 직함 및 쉼표가 이어지는 인사말로 시작하십시오. 예를 들어 회사에 글을 쓰고 있다면 법정에 "브릭스 (Bear Ms. Briggs)"또는 "재판장에게"라고 읽습니다.
비즈니스 편지 용 블록 형식을 채택하십시오. 모든 문장은 페이지의 왼쪽에서 시작합니다. 단락은 줄 간격으로 구분됩니다. 서명 마감까지의 거리는 3-4 줄입니다. 그 (것)들을 handwriting보다는 오히려 비즈니스 문자를 입력하십시오.
소유권 주장
법원에 보내는 서신과 같이 다른 사람을 대신해서 글을 쓰고 있다고 선언하십시오. 다른 사람의 이름 아래에있는 편지 인 경우 자신이 직접 쓰지 않았 음을 밝힐 필요가 없습니다. 신체 상해 또는 언어 문제의 경우 그 이유를 나타냅니다. "제레미 스미 더스 (Jeremy Smithers)를 대신해서 글쓰기를하고 있습니다. 스키를 두 손목에서 부러 뜨 렸습니다."
효과적이고 이해하기 쉬운 언어 사용
요점을 잡아라. 문자 - 다른 사람을위한 것이 든 아니든 - 짧고 간결해야합니다. 귀하가 서면하는 이유를 밝히고 귀하의지지 아이디어를 위해 새로운 단락을 시작하십시오. 단락을 변경하고 아이디어를 변경할 때 공백을 남기는 것을 잊지 마십시오. 이해하기 쉬운 언어로 작성하십시오. 작은 사람이 할 때 큰 단어를 사용하지 말고 문장을 짧게 유지하십시오. 독자가 폭 넓은 어휘로 독자를 감동 시키려하지 않고 명료성을 목표로 삼으십시오.
공식 음성 사용
톤을 사업 적으로 유지하십시오. 꽃이 피는 문구는 피하고 작성중인 주제에 집중하십시오. 그렇게해야 할 이유가 없다면 주제에 대한 의견을 제시하지 마십시오.
강하게 닫으십시오.
결론 단락에서 편지의 내용을 요약하십시오. 또한 편지를 쓰고 싶은 사람이 취한 행동을 지정하십시오. 장애가있는 기기 또는 회의 요청을 대신 할 수 있습니다. 편지의 비즈니스 색조와 일관성을 유지하기 위해 "진실하게"또는 "감사합니다"를 사용하십시오. "Talk soon"이나 "Your friend"와 같은 문구는 적절하지 않습니다. 서명하고 이름을 입력 한 다음 "당신이 작성한 사람의 이름을 대신하여"라는 단어를 입력하십시오.
리뷰
하루 정도 편지를 남겨두고 편집하십시오. 문법 및 철자법 실수뿐만 아니라 "통과하고 과거"또는 "영향 및 효과"와 같이 일반적으로 혼동하는 단어를 살펴보십시오. 원래 목록과 비교하여 항목을 잊어 버리지 않았는지 확인하십시오. 편지를받는 사람의 자리에 앉으십시오. 큰 소리로 읽어보고 음색과 내용을 평가하십시오. 그에 따라 편집하십시오. 편지를 대신 작성한 사람과 함께 편지를 검토하십시오. 원하는 사람이 간과하지 않았는지 확인하십시오.
