메모를 쓰고 보내는 방법

효과적인 의사 소통 능력은 직장에서의 성공에 직접적인 영향을 미칩니다. 간결하고 이해할 수있는 서신을 쓰고 보내는 방법을 아는 것이 중요합니다. 업무 메모는 특정 그룹의 사람들을 다루고 특정 목적에 초점을 맞추는 간략한 문서입니다. 잘 쓰여진 메모를 통해 효율적으로 의사 소통하고 결과를 얻을 수 있습니다. 문서를 올바르게 작성하는 것 외에도, 메모를 제대로 읽어야하는 사람들에게 메모가 제대로 보내지는지 확인하는 것이 중요합니다.

메모 제작하기

잠재 고객에 대해 생각해보십시오. 메모 작성을 시작하기 전에 의사 소통을하는 사람들의 교육 수준과 경험을 고려하십시오. 또한 수신자의 요구를 염두에 두십시오. 일부 개인은보다 자세한 지침과 구체적이고 확립 된 가이드 라인을 필요로하는 반면, 다른 사람들은 매우 일반적인 정보를 제공하고 독자적으로 주도권을 잡을 수 있습니다.

올바른 헤더 형식을 사용하십시오. "날짜"행에는 표준 약어를 사용하십시오. "받는 사람"의 경우 메모를받을 각 사람을 이름으로 나열해야합니다. 별명을 사용하지 마십시오. 이름과 성을 알파벳순 또는 회사 내의 직위에 순서대로 기재하십시오. "From"행의 경우 성과와 성을 사용하십시오 (적용 가능한 경우).

구체적이고 유익한 제목을 선택하십시오. 종종 사람들은 막연하고 일반적인 제목 줄이있는 메모를 보냅니다. 구체적이고 간결한 것은 수신자가 메모가 참조하는 내용을 훨씬 잘 이해할 수있게 해줍니다. 예를 들어 일반적인 제목 줄에는 "회의"가 표시되지만 특정 제목 줄에는 "금요일 회의에 대한 영업 팀 프레젠테이션"이라고 표시 될 수 있습니다.

세부 사항으로여십시오. 채팅 채팅이나 배경으로 시간을 낭비하지 마십시오. 메모의 첫 번째 부분은 필요한 부분을 정확히 말해야합니다. 위의 예제를 사용하면 영업 팀 프리젠 테이션에서 "금요일 회의에서 판매 팀이 1 분기에 수입과 미지급금이 포함 된 슬라이드 쇼를 제공합니다."라고 열어 볼 수 있습니다.

수동적 인 목소리를 피하면서 메모를 작성하십시오. 메모는 정보를 공유하고 도움을 요청하도록 설계되었으므로 활성 음성을 사용해야합니다. 문법과 글쓰기에서 능동태는 다른 문장이 생기지 않고 문장의 주제가 활발하거나 활동 중임을 의미합니다. 활성 음성은 "판매 팀이 슬라이드 쇼를 제공합니다."라고 읽습니다. 패시브 접근 방식은 "영업 팀이 슬라이드 쇼 프레젠테이션을 고려하고 싶습니다."라고 표현할 수 있습니다.

결론을 씁니다. 결론은 복잡 할 필요는 없지만 메모 자체에서 언급 된 요점을 요약해야합니다.

당신의 일을 편집하십시오. 비즈니스 메모를 보내고 나중에 그 중간에 거대한 오타가 남았음을 깨닫는 것만큼이나 당황스럽지 않습니다. 메모를 보내기 전에 교정하여 불필요한 단어를 제거하십시오. 메모를 간결하게 보관하십시오.

메모 보내기

메모를 보내십시오. 당신이 사무실 간 우편을 통해 그것을 보내는 경우, 메모에 언급 된 각 사람이 자신의 사본을 얻는 지 확인하십시오. 아무도 다음 칸막이에있는 남자와 메모를 공유해서는 안됩니다.

옵션 인 경우 이메일을 사용하십시오. 동시에 모든 사람에게 이메일 메모를 보내야하지만 일부 수신자를 숨은 참조로 복사하는 것이 좋습니다. 메모를 이메일로 보내는 경우 전자 메일 제목의 제목 줄에 메모의 제목을 넣으십시오. 귀엽거나 화려한 글꼴, 이미지 또는 기타 이메일 부가 기능을 사용하지 마십시오.

메모를 보내면 후속 조치를 취하십시오. 메모에 언급 된 기한이있는 경우 나중에 수신자에게 확인하십시오.