고용 및 노동법을 위반하지 않고 종업원 파일을 유지하는 방법

고용주가 장래 고용인과 처음 접촉 할 때부터 고용 종료 시점까지 직원과 관련된 서면 기록을 각 직원의 이름하에 직원 인사 기록 파일에 보관하는 것이 중요합니다. 이러한 고용 파일은 올바로 유지되면 부당 해고 나 고용 차별과 같은 고용 및 노동법 위반에 대한 미래의 책임으로부터 고용주를 보호 할 수 있습니다.

필요한 항목

제한된 액세스 권한으로 파일 캐비닛 또는 보안 실 잠금
파일 폴더

직원 인사 파일을 보관해야하는 이유를 이해하십시오. 이것은 직장에서 발생한 회사 및 직원의 기록입니다. 인사 파일에 기록 된 기록은 향후 법정 절차에서 고용주를 보호하고 정책 문제, 임금 및 복리 후생 문제, 업무 및 책임, 징계 또는 시정 조치 및 불만 사항에 대해 발생할 수있는 오해를 제거하는 데 도움이 될 수 있습니다.

그렇다면 직원 인사 파일에 무엇을 넣어야합니까? 다음 문서 및 기록은 각 직원의 인사 전문가 또는 관리자가 관리해야합니다. 업무 설명서 직업 신청 취업 알선 IRS 양식 W-4 직원 수첩 영수증 (수시로 변경 될 수있는 경우 수첩 자체를 보관하는 것이 좋습니다. 이렇게하면 직원이 서명 한 수첩의 내용을 모두 알 수 있습니다.) 주어진 모든 성능 평가 직원 복리 신청서 수상 내역 직원에 대한 불만 및 칭찬 징계 조치 또는 경고 * 출석 기록 각기 다른 유형의 기록에는 자체 탭이있는 것이 좋습니다.

의료 기록 및 이민 양식은 별도의 파일에 보관해야합니다. 이민 신분에 따라 고용 결정을 내릴 수 없기 때문에 미국에서 일할 권리가 있다고 가정하고 연방 정부는 I-9를 검토 할 권리가 있습니다. 따라서 I-9를 별도로 유지하는 것이 좋습니다. 또한 의료 기록에 관한 한, 미국 장애인 법 (ADA)은 사생활 보호 및 의료 기록 제공에 대한 접근에 관한 매우 엄격한 규칙을 포함하므로 제한된 파일과 파일 캐비닛에 보관해야합니다 접속하다. ADA는 직원이 업무상 필요한 제한이 있거나 숙박이 필요한 경우 감독자에게 이러한 기록의 정보 공개를 제한합니다. 응급 의료의 경우 응급 처치 요원; 제한된 상황에서 정부와 보험 관계자.

직원의 인사 파일에있는 잘못된 정보가 회사가 통지 한 즉시 정보가 올바르지 않은 경우 즉시 수정하는 것이 중요합니다.

직원 인사 파일은 합법적 인 업무를해야하는 사람들 만 파일에 액세스 할 수 있도록 잠글 수 있어야합니다. 관리자 또는 제 1 선 감독자는 판촉 및 징계 조치에 관한 결정을 내리기 위해 액세스해야 할 수 있습니다. 합법적 인 비즈니스가없는 사람이 누구나 파일을보고 싶다면 유효한 소환장이 필요합니다. 그렇지 않으면 직원의 개인 정보 보호 권리가 침해 당할 수 있습니다.

일반적으로 법률에 따르면 직원의 적절한 요청없이 직원 인사 파일에있는 내용을 직원에게 공개 할 것을 요구하지 않습니다. 그러나 직원들이 파일 내용을 계속 알려주는 것이 더 나은 비즈니스 관행입니다. 그렇게하면 징계 또는 해직 될 때 놀랄만 한 한계 직원이 없습니다. 이 일반 규칙의 예외는 공정 신용보고 법 (FCRA)의 규정입니다. 신용 보고서에 포함 된 내용에 근거하여 불리한 행동을 취하는 경우 직원 또는 잠재적 인 직원에게 알릴 것을 요구합니다.

직원 파일에있는 내용을 직원에게 알리는 문제와 별도로 액세스 문제가 있습니다. 많은 주에서는 고용주가 직원 및 이전 직원에게 직원 인사 파일에 액세스 할 것을 요구합니다. 인적 자원 전문가 또는 사업주로서이 점에있어 귀하의 주 법을 숙지하는 것이 중요합니다. 그러나 일반적으로 직원의 접근은 합리적인 것이어야하며, 아무 것도 취하지 않거나 변경되지 않도록 관리 위원이 참석해야합니다. 일부 주법은 직원이 회사의 사본을 복사 할 수 있도록 허용합니다. 직원이 직원 파일에서 볼 수있는 것의 한계가 종종 있습니다. 참조 편지, 범죄 수사 및 다른 사람의 개인 정보 보호 권리를 침해 할 수있는 기타 정보와 같은 민감한 항목이있는 경우 해당 정보에 대한 액세스가 거부 될 수 있습니다. 이러한 항목을 직원의 인사 파일에 별도의 탭으로 유지하는 것이 좋습니다. 일부 주법에 따라 직원은 징계 조치 또는 평가에 대한 반론을 제출할 수 있습니다.