많은 직장에서 각서는 편리하고 효과적인 의사 소통의 수단으로 사용됩니다. 각서의 질문에 답함으로써 직접 대면하는 대신, 답변에 도달하는 근로자의 수를 늘릴 수 있으며, 근로자에게 나중에 대답 할 수있는 실제 또는 전자 문서를 제공 할 수 있습니다. 메모가 가능한 한 효과적 이도록하려면 의사 소통의 형식을 올바르게 지정하고 청중과 함께 신중하게 작성하십시오.
메모 제목을 만듭니다. "날짜:"뒤에 메모를 발송할 전체 날짜, 메모 작성자에 대한 설명과 함께 "받는 사람:", "보낸 사람:"과 이름, "제목:"을 포함 시키십시오. 주제에 대한 간결한 설명. 귀하의 각서를 이메일로 준비하는 경우,이 표제는 이미 귀하에게 준비되어있을 것입니다. 메모를 입력하는 경우이 정보를 모두 메모의 맨 위에 놓고 왼쪽에 맞 춥니 다.
제목을 제목에 넣으십시오. 여러분이 다루고있는 질문이 지나치게 길다면, 그것을 2 ~ 3 개의 의미있는 단어로 단축하여 축약하십시오. 귀하가 각서에 하나 이상의 질문을 할 계획이라면 그 질문의 주제를 열거하고 그 다음에 "Q & A"를 써서 직원들에게 메모 내용을 알려주십시오. 이 질문이나 Q & A 표기법을 제목 줄에 배치하면 나중에 참조해야 할 때 직원이 메모를 쉽게 찾을 수 있습니다.
질문에 명확하고 명확하게 대답하십시오. 직원들은 상세한 질문이 아니라 답을 원합니다. 답변을 명확하고 짧게 유지함으로써 독자가 대답을 이해하고 효과적으로 응답 할 수있는 가능성을 높일 수 있습니다.
직원에게 추가 정보가 필요하면 연락해야하는 직원에게 알립니다. 질문에 대한 혼란을 없애고 싶다면, 그들에게 당신에게 말하도록하십시오. 해당 주제에 관한 질문에 대답하는 데 더 적합 할 다른 부서가있는 경우 직원에게 해당 부서의 특정 개인을 참조하도록 요청하고이 개인의 연락처 정보를 포함하십시오.
