문서 제어 절차가 복잡 할 필요는 없습니다. 사실, 복잡성은 문서가 적절히 참조되지 않을 확률을 높입니다. 즉, 정보 관리는 모든 조직에서 가장 중요한 프로세스 중 하나입니다. 전자 데이터 통신에 의존하면 데이터 제어 및 저장 절차를 지속적으로 업데이트해야 할 필요성이 커집니다. 적절한 문서 관리 절차를 준수하지 않으면 재정적 위험이 커질 수 있습니다. 고맙게도 문서 제어 기술 및 소프트웨어 응용 프로그램의 개선으로 새로운 모범 사례가 생겨났습니다.
중요한 프로세스 식별
교차 기능 관리자 팀을 지정하여 데이터 및 정보 흐름과 관련된 가장 중요한 프로세스를 식별합니다. 데이터 (전자 메일, 고객 설문 조사, IRS 양식 등)가 고객에서 데이터베이스 파일로 이동하는 방식을 추적합니다. 각 데이터 흐름 프로세스를 비교하고 공통 또는 중복 작업을 식별합니다. 기본 흐름도를 사용하여 전자 메일에서 회사 규정 준수에 이르는 모든 정보 프로세스를 매핑하십시오.
프로 시저 작성 매뉴얼
절차 (소프트웨어 및 용지 모두)는 업데이트 전후에 문서가 승인되는 방법을 정의해야합니다. 또한 문서를 업데이트하고 다시 승인하는 방법에 대해 자세히 설명해야합니다. 시스템이 변경 사항을 식별하는 방법, 즉 발행일 또는 글꼴 변경 사항을 처리합니다. 문서 진부화 결정 프로세스를 대략적으로 설명하십시오. "폐기 된"문서가 사용되는 것을 방지하는 방법을 이해합니다.
기능 보장
적합한 사람들이 필요할 때 문서를 사용할 수 있도록하십시오. 가상 시스템으로 변환하는 경우 원래 문서의 저장 방법을 신중하게 기록해야합니다. 마지막으로 백업 솔루션을 준비하십시오. 자동화 된 시스템으로 변경하는 경우 파일럿 롤아웃 전략을 사용하십시오. 완전한 전환 후에는 종이 문서를 파기하거나 제출하기 3 개월을 기다리십시오.
