호텔에서 회의를 계획 할 때 과다 청구되지 않도록 판매 부서에서 그룹의 요구 사항을 올바르게 파악할 수 있어야합니다. 호텔 담당자가 귀하의 미팅을위한 그룹 이력서를 작성하여 다른 부서와 공유하고 호텔에서 필요한 모든 것이 제공 될 수 있도록합니다. 단체 이력서는 호텔에서의 회의 목적, 참석 인원 수, 필요한 수의 주차 공간, 요식업 및 기타 필요한 기능을 제공하는 프로필입니다. 이 프로파일은 행사가 시작되기 약 14 일 전에 작성되어야하므로 타임 라인을 적절하게 작성하십시오.
회의에 필요한 모든 것을 작성하고 호텔 영업 담당자에게 제공하여 호텔이 귀하의 필요를 충족시킬 수있는 자원을 보유하고 있는지 확인하십시오. 식사, 간식, 주차 공간, 소규모 회의실 및 숙박 실은 판매 담당자와 공유해야하는 품목의 예입니다. 이것은 그에게 회의에 대한 당신의 비전과 그것이 원활하게 운영되는 호텔의 역할에 대한 예비 아이디어를 줄 것입니다. 그는 당신이이 정보를 얻기 위해 채울 표준 양식을 제공 할 수 있습니다.
호텔 판매 담당자가 회의 필요 사항을 직원에게 알리는 데 필요한 일정과 관련하여 참가자 회의 등록 마감일을 만듭니다. 할인 된 등록비 또는 회의 특전을 포함하여 조기 등록을 장려하기 위해 인센티브를 사용하십시오. 참가자가 호텔에서 사용할 수있는 것을 알고 참가자에게 양식에 추가 활동 등록을 고려하십시오. 스파 트리트먼트, 미팅 만찬 및 소풍 활동은 호텔에 제공 할 수있는 자원이 있고 회의의 범위를 충족시킬 수있는 항목입니다.
참석자 수와 호텔에서 무엇이 필요한지를 확인하기 위해 최종 기한을 넘으면 영업 담당자와 상담하십시오. 참석을 원하지만 현장에 등록하고자하는 잠재적 참가자 및 현장 등록을위한 역사적인 번호를 통해 얻은 커뮤니케이션에 추가 숫자를 기재하십시오.
모임 2 주 전에 그룹 재검토를 요청하십시오. 이 시간까지 그룹 이력서가 작성되어 나머지 호텔과 공유 할 준비가됩니다. 영업 담당자가 수집 한 번호와 활동이 회의를 위해 계획 한 번호와 활동과 일치하는지 확인하고자합니다. 검토중인 모든 광고 항목을 확실히 이해할 수 있도록 질문하십시오. 즉시 판매 담당자의주의를 불일치로 가져 오십시오.
호텔에서 인보이스를 검토하고 회의가 끝나면 그룹 이력서 및 조직의 등록 정보에서 검토 한 정보와 대조하십시오. 부정확하고 과다한 요금이 없는지 확인하십시오. 어떤 것이 있으면 판매 담당자와 판매 관리자에게 문의하여 적절하게 수정할 수 있도록하십시오.
팁
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귀하의 기록을 유지하기 위해 회의 전에 귀하의 그룹의 실제 사본을 재개하도록 요청하십시오. 샘플 그룹 이력서 양식을 검토하여 호텔 영업 부서가 사전에 필요로하는 사항을 파악하십시오. 회의 출석에 영향을 줄 수있는 주요 변경 사항은 가능한 한 빨리 알려주십시오.
