개인 사업체 서신은 개인이나 회사 또는 조직에게 쓰여집니다. 그러한 편지는 여러 가지 이유로 작성 될 수 있습니다: 청구서상의 오류와 같은 문제를 해결하는 것; 제품 반환 또는 교환 요청 직원의 선한 사업을 칭찬하는 것. 또는 시간, 돈, 제품 또는 서비스에 대한 기부를 요청할 수 있습니다. 그 이유가 무엇이든, 개인 사업체 서신은 레터 헤드가 아닌 빈 종이에 쓰여집니다. 다음에 작성해야 할 때 다음을 고려하십시오.
페이지 설정
페이지의 상단, 하단 및 측면에 1 인치 여백을 사용하십시오. 개인 비즈니스 서신이 짧은 경우 상단 여백을 2 인치로, 측면을 1½ 인치로 늘립니다. Times New Roman, Arial 또는 Cambria와 같이 읽기 쉬운 글꼴을 11 또는 12 포인트 글꼴 크기로 사용하십시오. 줄을 한 칸 띄웁니다.
편지 스타일
블록 문자 스타일을 사용하면 모든 행은 왼쪽 여백에서 시작됩니다. 수정 된 블록 스타일의 경우 왼쪽 여백 대신 페이지 중앙에서 날짜 및 마감 선을 시작하십시오.
주소와 날짜
주소 (발송인의 주소라고도 함)는 페이지의 첫 번째 줄에서 시작되며 일반적으로 거리, 아파트 또는대로와 같이 약자로 쓰여진 단어는 모두 철자로 기입해야합니다. 당신 도시의 이름과 귀하의 주를 나타내는 두 글자의 약어 사이의 쉼표를 잊지 마십시오. 주소의 마지막 줄과 편지가 완성되거나 보내진 날 사이에 공백을 두지 마십시오. 첫 번째 줄에 달, 일 및 연도를 입력하고 해당 달을 기입하십시오. 예를 들어 "2008 년 9 월 27 일"또는 "9/27/08"대신 "2008 년 9 월 27 일"을 입력하십시오. 날짜와 연도 사이의 쉼표를 잊지 마십시오. 수정 된 블록 스타일을 사용하는 경우 왼쪽 여백 대신 페이지의 중앙에 주소를 입력하십시오.
수취인 이름, 회사 이름 및 주소
날짜 아래 4 줄 (또는 1 인치)에 "Mr."로 시작하는 수신자 이름을 입력하십시오. 또는 "Ms." 성과 이름, 쉼표 및 수신자 제목 (예: 관리자, 관리자, 조정자)을 모두 사용하십시오. 다음 줄에 회사 이름을 입력하고 회사 주소 (내부 주소라고도 함)를 입력 한 다음 상태를 제외하고 약어를 사용하십시오.
인사말
하나의 공백 행 뒤에 "Dear"로 시작하는 내부 주소에 사용 된 동일한 이름을 사용하여 인사말을 입력하십시오. 개인 사업체 서신의 인사말은 콜론으로 끝나야합니다. 예를 들어, "친애하는 Ms. Lucinda Jones:"
신체
개인 사업체 서신에서, 시체는 인사말에 이어 빈 줄에서 시작됩니다. 단락과 단락 사이에 빈 줄을 남긴 채 본문의 각 단락을 단일 공백으로 왼쪽 정렬합니다. 간결성은 열쇠입니다: 친절한 오프닝으로 편지의 목적에 따라 시작하십시오. 두 번째 단락은 목적을 정당화해야한다. 계좌 번호, 송장 번호, 배송 날짜 또는 서비스 날짜, 제품 또는 직원 이름과 같은 정보를 제공하여 독자와 귀하의 사정을 돕습니다. 독자가 바쁘다는 것을 명심하면서 관련 배경 및 지원 정보 만 제공하십시오. 마지막 단락은 (첫 단락의) 목적을 다시 말해주고, 필요한 경우 어떤 종류의 행동을 요구해야합니다.
폐쇄 및 기록 유지
수정 된 블록 스타일을 사용하지 않는 한 개인 비즈니스 서신의 마감은 왼쪽에 맞추어야합니다. 수정 된 블록 스타일은 페이지 중앙에서 마감을 시작해야합니다. 마감 처리가 한 단어 이상인 경우 (예: "Thank you"또는 "Sincerely yours") 첫 번째 단어의 첫 글자 만 자본화하고 마지막 단어 다음에 쉼표를 사용하십시오. 인사말 후에 제안 된 콜론이 아닙니다. 빈 줄이 세 개 있으면 성명을 입력하십시오. 편지를 인쇄하고 원하는 경우 종결 된 이름과 실제로 입력 한 이름 사이에 실제로 서명 할 수 있습니다. 개인 사업자는 귀하와 사업체 간의 의사 소통을 기록합니다. 따라서 귀하가 작성하는 개인 비즈니스 서신 사본을 보관하는 것이 좋습니다. 우편으로 도착하는 것을 염려하는 경우, 우체국에서 우송하여 증명 서류를 보내십시오. 그러면 회사에서 편지를받는 시점을 알 수 있습니다.
