접수처는 일반적으로 사무실에 들어서 처음 볼 때의 사람들이며, 회사 직원 및 사무실의 다른 전문가들에게 중요한 표현입니다. 비즈니스 에티켓을 관찰하는 것은 접수 원의 직무 중 중요한 부분이지만 좋은 매너를 구성하는 다양성과 변화하는 의견은 접수 또는 감독자가 적절한 행동을 결정하는 것을 어렵게 만듭니다.
의미
발신자와 방문객에게 첫인상을 전달하는 사람으로서 접수의 중요성을 과장하기는 어렵습니다. 불쌍한 예의 범절은 회의 전에 부정적인 분위기를 조성하고 잠재 고객에 대한 자신감을 불어 넣지 못합니다. 반면에, 비즈니스 에티켓을 지키는 접수는 전문성과 효율성에 대한 강한 감각을 제공합니다. 이것은 회사의 이미지를 외부인에게 향상시킬뿐만 아니라 다른 직원이 자신의 사무실이 전문적인 근무처 인 것처럼 느낄 수있게 도와줍니다.
유형
접수는 다양한 방법으로 고용주를 대표합니다. 전화 및 인사말 방문객에게 응답하는 것은 접대원에게 가장 일반적인 임무 중 두 가지이며, 둘 다 적절한 예절을 필요로합니다. 회사 정책에 따라 접수자는 전화를 받고 다양한 유형의 고객과 연락 할 때 미리 지정된 전화 스크립트를 사용해야 할 수도 있습니다. 다른 경우, 접수자는 각자의 상호 작용을 다르게 처리 할 때 자신의 재량권을 행사할 수 있습니다. 사무실에서 일하는 개인은 접수 담당자가 연락 할 수있는시기 및 방법과 같은 추가 규칙을 접수 담당자에게 전달하기도합니다.
훈련
일부 사무실에서는 접수 직원이 고등학교 또는 대학 학위를 소지해야하지만 접수 시간에 대한 예의가 많은 교육이이 직업에서 발생합니다. 접수 담당자는 데이터 입력 작업이나 사무 보조와 같은 상호 작용이 필요하지 않은 직책에서 근무할 수도 있습니다. 회사 정책에 대한주의 사항과 접수자의 행동 방식은 신규 직원을 처음으로 접수 할 수있는 자격을 부여 할 수 있습니다. 이는 다른 접수처 업무를 수행하는 데 유용한 경험을 생성합니다.
고려 사항
모든 업계와 사무실에는 접수 규정에 대한 자체 규칙이 있습니다. 어떤 사무소는 정식 복장과 연설을 요구합니다. 다른 사람들은 손님들이 편안하고 환영받을 수 있도록 좀 더 캐주얼 한 에티켓을 강요합니다. 새로운 접수와 상사 간의 의사 소통은 모두가 예상되는 것을 알 수 있도록 필수적입니다. 접수처에서 특정 상황에 대한 예절이 확실하지 않은 경우 정중하게 변명하고 상사 또는 고위 수령자에게 어떻게 대응해야하는지 질문하십시오.
팁
모든 사무실이 다르더라도 접수 담당자는 여전히 동일한 팁 중 일부를 통해 이익을 얻을 수 있습니다. 멀티 태스킹은 좋은 업무 수행에 필수적이지만 누군가가 사무실에 들어올 때 그녀에게 당신의 모든 관심을 쏟는 것이 중요합니다. 즉, 통화를 보류하거나 빠르게 완료하고, 서류를 설정하고, 직접 눈을 마주 치게하는 것을 의미합니다. 안내 원의 작업 공간은보다 전문적인 태도를 계획하고 정보를 찾고 다른 사람에게 양식을 작성하는 등의 간단한 작업을 쉽게 처리 할 수 있도록 혼란스럽지 않아야합니다. 마지막으로, 누군가를 사무실로 안내 할 때 안내 원은 항상 손님이 자신의 존재가 허용되도록하고 그에게 가야할 곳을 모르는 당혹감을주지 않도록 주도해야합니다.
