"부족 지식"은 귀하의 비즈니스, 팀, 그룹 또는 부족이 목표를 달성하기 위해 사용하는 쓴 정보가 아닌 것으로 정의됩니다. 부족의 지식에 대한 문제는 부족의 주요 구성원을 잃을 때 지식이 사라지는 것입니다. 귀사의 절차 나 프로세스를 문서화하면 이러한 지식을 보호하고 신입 회원을 신속하게 이끌 수 있습니다. "부족 기술"을 문서화해야 할 필요성을 이해하는 것이 이러한 문서를 작성하는 중요한 요소입니다.
산출물 정의
이 문서 프로젝트에 포함될 모든 것을 식별하는 간단한 문장을 작성하여 "범위 선언문"을 작성하십시오. 문서화 될 특정 프로세스를 명확하게 식별하십시오. 프로세스 문서가 프로세스가 실제로 어떻게 작동 하는지를 반영하는지 또는 향후 프로세스가 어떻게 작동해야 하는지를 정의하십시오.
누가 프로세스를 소유했는지 또는 누가 프로세스의 어느 부분을 소유하고 있는지 보여주는 "Ownership Matrix"를 작성하십시오. 이 행렬은 조직도 나 프로세스 흐름도처럼 간단 할 수 있으므로 소유자와 소유자의 연락처 정보를 명확하게 식별 할 수 있습니다.
문서화중인 특정 제품 또는 서비스를 확인하십시오. 일반적으로 모델 번호, 부품 번호 및 설명과 같은 모든 관련 정보가 포함 된 목록입니다.
프로세스에 관련된 사람들의 역할을 설명하십시오. 개별 직책이 아닌 직위에 근거하여 명확한 설명을 제공하십시오. 이 직책의 역할과 프로세스가 프로세스에 어떻게 적용되는지 설명하십시오. 이것은 문서화되는 프로세스의 각 키 위치에 대한 직책과 설명 또는 전체 작업 설명이 나열된 단일 문서 일 수 있습니다.
"프로세스 흐름"다이어그램 또는 차트를 작성하여 처음부터 끝까지 프로세스의 각 단계를 문서화하십시오. 일반적으로 프로세스의 주요 단계를 보여주는 상위 수준의 흐름 차트가 생성되고 하위 단계의 흐름도는 각 주요 단계의 하위 단계 인 프로세스 단계를 문서화합니다.
프로세스의 각 단계에 대한 적절한 "정책 및 절차"문서를 작성하십시오. 인터뷰 및 조사를 통해 프로세스를 탐색 할 때 이러한 정책과 절차가 나타납니다. 이러한 정책 및 절차 문서를 작성하기위한 토대가 될 자세한 메모를 보관하십시오.
내부 "문서 관리"프로세스에 대한 설명을 제공하는 문서를 귀사의 결과물에 포함 시키십시오. 이 문서는 회사 문서가 검토되고 승인되고 회사 내에서 배포 및 보관되는 방법을 설명해야합니다.
문서 만들기
기존 문서의 목록을 작성하여 현재 수행중인 작업을 명확하게 이해합니다. 동일한 정보가 기존 문서에서 다루어지면 새 문서를 만들어 휠을 재발 명할 필요가 없습니다. 이 문서들 중 어느 것이 유용하고 쓸 수 있는지, 어떤 문서는 더 이상 사용되지 않는지 확인하십시오. 기존 문서의 완성 된 인벤토리를 통해 누락 된 문서와 생성해야하는 문서를 알 수 있습니다. 모든 문서의 상태를 기존, 오래된 또는 새로운 것으로 표시하는 전체 문서 목록을 생성합니다. 최고 관리자와의 첫 만남 전에이 "재고품"을 준비하십시오.
기존 조직도 및 회사 디렉토리처럼 이미 사용 가능한 모든 것을 검토하여 "소유권 매트릭스"를 만듭니다. 최고 관리자와의 첫 만남 전에이 "소유 매트릭스"를 준비하십시오.
최고 관리자와 만나서 '인벤토리'및 '소유권 매트릭스'를 검토하십시오. 이 회의의 목표는 최고 경영자가 귀하의 연구를 심사하는 것이 아니라 그것을 승인하고 귀하의 계획에 동의하는 것입니다. 이 회의를 준비하고 최고 경영자의 시간을 낭비하지 마십시오.
최고 관리자가 "인벤토리"및 "소유권 매트릭스"를 모두 변경 한 후에 각 부서장과 만나십시오. 이 부서장 회의의 목적은 부서장이 자신이하고있는 일에 대해 최대한의 시간을두고 각 부서장의 역할과 그들이 소유하고있는 프로세스 단계에 대한 토론을 시작하는 것입니다. 메모를 자세히 기록하거나 회의를 기록하여 놓치지 않도록하십시오. 이러한 부서별 회의를 통해 앞으로 나아갈 때, 그 과정이 나타나고 굳어지기 시작할 것입니다.
각 부서장으로부터 새롭고 정확한 정보를받을 때마다 지속적으로 모든 결과물을 업데이트하십시오. 마지막 부서 총회가 끝난 후, 귀하는 귀하의 인도 물 중 약 절반을 털어 놓아야합니다.
프로세스의 해당 단계에서 실제로 진행되고있는 작업을 명확히하기 위해 해당 감독관, 최고 공예가 및 기타 프로세스 관련자와 만나십시오. 이 사람들은 면접에서 학과장이 확인할 것입니다. 이러한 현장 실무자는 일반적으로 각 단계별, 단계별, 단계별, 부서별 책임 부서의 절차에 대한 지식이 더 많습니다. 다시 말하면, 상세한 메모를 작성하고 이들과 만나기 전에 가능한 모든 것을 준비하여 바쁜 하루를 벗어나는 시간을 최소화하십시오.
모든 문서의 초안을 작성하십시오. 이를 첫 번째 초안이라고 부르지 만 지금까지 얻은 모든 정보를 토대로이 문서는 완전히 완성되어야합니다.
첫 번째 초안으로 명확하게 표시된 첫 번째 초안 문서를 각 부서장 및 부하 직원에게 배포하여 검토하십시오. 그들에게이 문서들을 완전히 검토 할 시간을주고 그들에게 변경 사항들을 지목 해 줄 것을 요청하십시오.
동일한 부서장 및 부하 직원과 함께 두 번째 개별 회의를 시작하여 모든 빨간색 선을 검토하고이 문서의 최종 초안을 준비하십시오.
레드 라인 개정판을 모두 작성하십시오. 이전 단계 나 후속 단계에 영향을 줄 수있는 한 단계의 변경 사항에 세심한주의를 기울여 해당 문서, 절차 또는 흐름 단계를 적절하게 변경하십시오. 이 최종 초안을 최종 검토를 위해 해당 부서장 및 부하 직원에게 제출하십시오.최고 관리자의 검토를 위해 전체 최종 초안을 최고 관리자에게 동시에 제출하십시오.
최종 수정본을 작성하여 최종 승인을 위해 수정 된 문서를 개시 자에게 제출하십시오. 최종 승인 전에 앞뒤로 여러 번 개정 될 수 있습니다. 책임 영역과 직접 관련된 문서 또는 문서 부분에 대한 완전한 승인을 제공하기 위해 각 하위 및 부서장이 필요합니다. 그러나 최고 관리자가 검토하고 승인 할 때까지 귀하의 문서는 승인 된 것으로 간주되지 않습니다.
팁
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면접은 누군가의 근무 시간을 방해하는 것처럼 섬세 할 수 있습니다. 인터뷰 진행을 돕는 "프로세스 흐름도"또는 기타 문서와 같은 관련 자료를 준비하여 이러한 인터뷰를 준비하십시오. 자신을 위해 기대하는 것과 동일한 품위와 존경심을 가지고 모든 사람을 처우하고 항상 대우하십시오. 효율적으로 회의를 진행하여 회의의 구체적인 목표에 초점을 맞추십시오.
