특정 문서 나 파일을 찾는 데 많은 시간을 할애한다면 사무실의 조직 시스템을 정밀 검사 할 때가 될 것입니다. 파일 및 폴더가 많은 경우 모두 검토하고 정리하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다. 그러나 결국 모든 것을 찾을 수있는 위치를 정확히 알기 때문에 결국 가치가있을 것입니다. 한 번에 사무실 전체를 다루는 데 어려움을 겪는다면 하루가 끝날 때까지 하루 한 곳만지나가보십시오.
필요한 항목
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받은 편지함 / 보낼 편지함
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파일들
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폴더
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레이블
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제출 캐비닛 / 파일링 박스
책상 한쪽에받은 편지함과 보낼 편지함을 놓습니다. 보내는 모든 청구서, 통지 및 기타 항목을 우편함에 보관하거나 보낼 편지함에 보관하십시오. 이 품목들을 매일 파견하십시오. 수신 파일, 문서 및 메일을받은 편지함에 저장하십시오. 또한, 매일 행동하거나 이러한 항목을 파일; 따라서, 그들은 혼란스럽게되지 않을 것입니다.
파일 및 폴더의 범주를 만듭니다. 이는 비즈니스 유형에 따라 다릅니다. 일부 카테고리에는 고객, 세금 정보, 공급 업체 및 향후 프로젝트와 같은 명확한 라벨이있을 수 있습니다. 모든 문서를 이러한 큰 범주로 분류하는 데 집중하십시오.
해당되는 경우 큰 범주를 작은 하위 범주로 나눕니다. 예를 들어 비즈니스에 클라이언트가있는 경우 각 클라이언트에 대해 하나의 폴더를 만듭니다. 클라이언트의 문서가 너무 많아 한 폴더에 들어 가지 않는 경우이 범주를 더욱 세분화하십시오. 다른 유형의 문서에 대해 클라이언트의 파일을 다른 폴더로 분리하십시오.
모든 파일에 레이블을 지정하십시오. CNN Money는 검색 방법에 따라 파일에 레이블을 지정할 것을 권장합니다. 예를 들어 모호한 파일 인 "양식 27G-28A"에 "인보이스"또는 유사한 카테고리로 라벨을 지정하는 대신 이렇게하면 문서를 빨리 찾을 수 있습니다.
모든 서류를 파일 캐비닛, 서류 정리 상자 또는 이와 유사한 콘센트에 보관하십시오. 파일이 많은 경우 가장 자주 사용하는 파일을 책상 옆에 두십시오. 사무실 공간이 부족한 경우에는 별도의 보관실이나 다른 방에서 일 년에 한 번만 사용할 수있는 파일을 보관하십시오.
파일을 분류 할 때 휴지통으로 지정된 별도의 문서 더미를 보관하십시오. 적법한 문서를시기 적절하게 파쇄하는 것이 조직 된 사무실을 유지 관리하는 열쇠입니다. 문서를 폐기 할 수 있는지 여부가 확실하지 않은 경우 휴지통을 만들 수있을 때까지 쓰레기를 넣을 수있는 폴더를 하나 지정하고 거기에 파일을 보관하십시오.
