누구나 눈에 보이는 먼지처럼 한 장의 종이처럼 큰 책상 뒤에 앉아서 바쁜 고위 간부를 볼 수 있습니다. 외모는 현실을 믿습니다. 그 임원은 당신만큼 바쁠 것 같지만 사무실 업무량을 조직하는 방법을 찾았습니다. 당신도 당신을 위해 일하는 시스템을 개발할 수 있습니다. 이것은 다른 사람들을 해고하면서 "검증되고 진실 된"기술을 사용하는 것을 의미 할 수도 있습니다.해당 고위 간부 임원처럼 귀하가 담당하고 있으며 귀하가 귀하의 통제권을 행사하기 전에 귀하의 작업 부하를 통제 할 수있는 권한이 있다는 것을 기억하십시오.
서류 작성 시스템 (전자 및 종이)을 수립하여 검토가 끝나면 신속하게 정보를 배포 할 수 있습니다. 많은 비즈니스 전문가는 "마스터 스태커 (master stacker)"입니다. 즉, 결국 종이 더미가 쌓여 결국에는 압도적 인 경향이 있습니다. 프로젝트에 대한 작업을 수행 한 다음 완료되면 즉시 파일을 정리하십시오. 종이 파일의 경우 각 색상이 의미있는 메시지를 나타내는 색으로 구분 된 파일 시스템을 구축하십시오. 예를 들어, 녹색은 "높은 우선 순위"를 의미하고, 노란색은 "중간 우선 순위"를 의미하고 빨간색은 "낮은 우선 순위"를 의미하는 3 색 계층 구조 시스템을 구현합니다. 또는 책상에있는 파일 수를 줄이려면 2 색 시스템을 사용하십시오. 같은 논리를 따라 컴퓨터 파일 시스템을 만드십시오.
매일해야 할 일 목록을 작성하고 집중하여 계속 추적하십시오. 완료 할 때 작업을 건너 뜁니다. 마찬가지로 캘린더를 항상 함께 지키면서 필요에 따라 상호 참조하십시오. 매일 매일의 끝과 매일 매일의 시작일에 할 일 목록을 검토하여 마음 속에 일일 의무를 다지십시오.
낙관적이면서 동시에 현실적인 이러한 작업 각각에 대해 시간 제한 및 마감 시간을 설정하십시오. 시간이 많이 걸리는 "이메일 소용돌이"에 빠지기가 매우 쉽기 때문에 이메일을 읽고 답장하는 시간에 특히주의하십시오. "높은 우선 순위"메시지로 이메일에 태그를 답니다. 그에 따라 응답할지 여부를 결정하십시오.
전화 및 회의를 시작하여 예상 지속 시간을 확인한 다음 시계를보고 계획에 충실하십시오. 당신이 다음과 같이 말하면 사람들은 당신의 훈계를 존중할 것입니다. "우리 모두가 바쁘다는 것을 알기 때문에이 전화 또는 회의를 30 분간 유지하도록 최선을 노력합시다."
밤늦게 점심을 먹거나 오래 전에 끔찍한 대화를 나눴던 동료들에게 경계를 정하십시오. 동료와의 관계를 형성하기 위해서는 일부 사회적 상호 작용이 중요하지만, 그렇지 않은 경우 손익에 영향을주지 않고 잘 구조화 된 근무일에 커브를 던지지 않도록주의하십시오.
멀티 태스킹을 재검토하십시오. 전화로 말하고, 이메일을 쓰고, 마케팅 제안서를 검토하면 슈퍼 직원이 될 수 있다고 생각할 수 있습니다. 사실, 당신은주의를 분산시킬 수 있고 대신 비생산적인 것이라고 생각할 수 있습니다. 반드시해야 할 일은 한 번에 한 작업에 집중하여 작업 결과를 작업 구성을위한 멀티 태스킹 모드와 비교하는 것입니다.
새로운 책임을지는 데 동의하기 전에 현재 작업량을 평가하십시오. 많은 직원들은 자신이 한발 더 나아가 그러한 요구에 반대하지 말라 고 가정하지만, 업무를 완료 할 시간이 있는지, 자신의 높은 기준에 따라 성취 될 수 있는지 신중하게 고려하십시오.
상사와상의하여 사무실 작업 부하를 계획하는 계획에 옳은 길을 가고 있는지 확인하십시오. "행동 계획"을 검토하고 피드백을 요청하십시오.
