프로세스 문서는 회사에서 수행되는 중요한 작업을 명확하게 설명합니다. 직원들의 혼란을 없애고 회사의 모든 구성원을 동일한 페이지에 배치합니다. 프로세스 문서는 회사의 현재 프로세스가 무엇인지 정의합니다. 현재 관행을 파악함으로써 현재 시스템의 결함을 발견하고 개선의 여지가있는 경우가 있습니다. 프로세스 문서화를 통해 회사는 변화하는 비즈니스 요구에보다 신속하게 적응할 수 있습니다. 회사의 현재 기능을 명확하게 요약하면 회사가 더 나은 방향으로 나아갈 수 있습니다.
문서의 범위를 결정하십시오. 한 회사 또는 대기업의 모든 프로세스를 문서화하여 한 세트의 프로세스에 집중할 수 있습니다. 예를 들어, 대기업은 조직의 전체 업무를 문서화하는 대신 회계 기능 만 사용하여 시작할 수 있습니다.
프로세스의 한 페이지로 된 시각적 표현을 작성합니다. 적용 가능성 매트릭스, 각 작업에 대한 책임자 또는 프로세스 흐름도를 포함하십시오. 프로세스 흐름도는 프로세스를 완료하기위한 다양한 단계와 조직을 통해 진행되는 단계의 상위 수준 표현입니다. 예를 들어, 송장 지불에 대한 다양한 단계는 프로세스 플로우 차트로 설명 될 수 있습니다.
프로세스가 제품 및 서비스에 미치는 영향을 설명하십시오. 정상 작동의 영향 및 프로세스의 실패로 인한 영향을 자세히 설명하십시오. 예를 들어, 송장이 분실되어 돈을받지 못하면 공급 업체는 다음 주문 배송을 거부합니다.
프로세스 내에서 역할을 정의하십시오. 개인이 아닌 직무 별 역할을 식별하십시오. 예를 들어, 지불 계정 담당 직원은 송장을 처리하여 지불을 위해 시스템에 입력합니다. 컨트롤러는 송장을 승인하고 지불을 승인합니다.
프로세스 내에서 사용되는 모든 컴퓨터 시스템 및 소프트웨어 개요. 각 시스템, 그 목적 및 기능을 명확하게 정의하십시오.
프로세스를 처음부터 끝까지 문서화하십시오. 프로세스 흐름도를 텍스트 초안 작성의 가이드로 사용하십시오. 문서에 포함시키려는 범위에 따라 가능한 한 많은 세부 사항을 포함하십시오. 역할 이름을 사용하여 개별 이름보다는 책임을 할당하십시오.
예외 섹션을 포함하십시오. 정상적인 프로세스 흐름을 따르지 않을 때 일어나는 일을 문서화하십시오. 예를 들어 컴퓨터 시스템이 다운되면 송장 처리를 위해 종이 기반의 회계 시스템이 제정됩니다.
영향을받은 모든 당사자와 프로세스 문서를 검토하십시오. 모든 사람이 프로세스에 대해 동의하는지 확인하십시오.
