정책과 절차는 대부분의 조직에 대한 요구 사항입니다. 많은 사람들이 ISO (International Organization for Standardization)와 같은 규정을 준수해야하기 때문에 이러한 유형의 문서를 작성해야합니다. ISO는 품질 보증 향상에 초점을 둔 표준 제품군입니다. 조직이 작성하는 정책 및 절차 중 가장 일반적인 사례 중 하나는 표준 운영 절차 (SOP)입니다.
정책
정책은 회사가 조직 또는 부서 전체에 구현할 규칙을 명시합니다. 예를 들어 회사는 암호에 관한 정책을 가지고 있습니다. 직원은 60 일마다 암호를 변경해야한다고 명시 할 수 있습니다. 정책은 암호 만료 14 일 전에 시스템에 직원에게 알릴 것이라고 명시 할 수 있습니다. 정책은 명확하고 간결하며 일관성이 있어야합니다. 정책에는 약어가 붙습니다. 작가는 처음 사용했을 때 철자를 써야하고 나머지 정책에는 두문자어를 사용해야합니다.
절차
절차는 정책을 구현합니다. 절차는 작업 수행 방법에 대한 단계별 지침과 같은 자세한 정보를 제공합니다. 절차의 예로는 새 네트워크 계정을 만드는 방법이 있습니다. 첫 번째 단계는 관리자가 새 채용을 위해 서식을 작성해야하는 경우입니다. 이 양식을 사용하면 관리자는 새 고용인의 성명, 직위 및 부서와 같은 정보를 제공해야합니다. 관리자는 양식을 IT 부서에 제출합니다. 그러면 네트워크 관리자는 그녀가 따라야하는 절차를 갖게됩니다. 이메일 및 네트워크 계정을 설정하고 보안 배지를 만들 수 있습니다. 절차는 따라야합니다. 절차가 일정 기간 동안 변경된다는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 따라서 회사는 적어도 일 년에 한 번 검토해야합니다. 절차를 업데이트 할 사람을 지정해야합니다. 정책과 마찬가지로 절차는 일관성 있고 간결하며 정확해야합니다.
예규
SOP는 표준 작동 절차를 나타냅니다. 이 유형의 문서는 조직 및 부서에서 수행하는 작업을 설명합니다. 또한 직원의 역할과 책임에 대해 설명합니다. SOP에는 일반적으로 각 부서의 정책과 절차가 포함됩니다. 예를 들어, 정책은 하드웨어 구매 규칙을 다룹니다. 그런 다음 절차는 하드웨어를 구입하는 방법에 대한 단계별 지침을 제공합니다. SOP는 주로 텍스트로 구성되지만 조직 차트, 다이어그램, 플로우 차트 및 워크 플로를 포함해야합니다.
