그들이 우편 서비스로 보내든 이메일로 보내 든간에, 비즈니스 서신은 항상 특정 형식 및 양식을 따릅니다. 서식을 빨리 따라하고 이력서, 서명 된 계약서 또는 지불 된 송장 사본과 같이 포함 된 추가 관련 문서를 독자에게 알려줍니다. 편지 본문에 첨부물을 자세히 기재하고 편지 하단에 그 내용을 적는 것은 수령인이 귀하가 서면 이유 및 귀하가 보낸 추가 자료를 이해하도록 돕는 전문적인 방법입니다.
독자들에게 왜 당신이 글쓰기를하는지 말하십시오.
잘 쓰여진 비즈니스 서신은 왜 당신이 글을 쓰는지 설명하는 한 문장으로 시작됩니다. 수령인에게 당신이 첨부하고있는 문서의 수와 몇 개를 말하고 왜 포함시킬 것인가? "부 매니저의 직책을 위해 이력서를 동봉합니다."또는 "첨부 된 것은 내 최근 수령 확인서를받은 편지 사본입니다."와 같은 문구로 시작해야합니다.
지나치게 정식 화되는 것을 피하십시오.
귀하의 비즈니스 편지 작성은 훨씬 더 공식적인 문구가 포함되어서는 안됩니다. "동봉하십시오 …"문법적으로 부정확하지는 않지만 공식 서면 언어는 대부분 학술지, 공식 문서 및 진지함이 요구되는 곳에 주로 사용됩니다. 일반적으로 일상적인 업무 통신 및 전자 메일에서 지나치게 형식적인 언어는 사용하지 마십시오.
서명 아래 첨부 파일 또는 인클로저 목록 표시
서명란 뒤의 편지 하단에는 첨부 파일을 나열 할 수있는 적절한 위치가 있습니다. 전자 메일을 보내는 경우 서명 후 두 배의 공백을 넣은 다음 "첨부 파일: Jane K. Doe의 이력서"와 같은 간략한 표기법을 사용하여 첨부 파일을 인용하십시오. 우편 서비스를 통해 서신을 보내는 경우 간단하게 설명하는 표기법을 추가하십시오 인클로저는 서명 아래에 두 줄로 표시됩니다. "인클로저"(예: "인클로저: 월별 시장 요약") 또는 일반적인 비즈니스 약어 "enc"(Enc: Resume for John K. Doe)를 사용하여 "인클로저"
비즈니스 이메일 추가 팁
첨부 파일 이름 지정 방법: 비즈니스 이메일을 보낼 때 서식을 지정하는 것이 중요합니다. 첨부 파일의 파일 이름은 이메일과 관련되어야합니다. 이름, 제목에 대한 간략한 설명 및 이메일 날짜를 포함하십시오. 첨부 파일에 둘 이상의 페이지가있는 경우이를 나타내십시오.
사진을 효율적으로 첨부하십시오: 사진을 보내는 경우 사진을 잘라내 관련성이 있고 크기가 작은 또는 중간 크기로 표시되어받는 사람의 컴퓨터 또는 장치에서 빠르게 다운로드해야합니다.
모든 것을 포함하도록하십시오: 봉투를 봉인하거나 보내기 단추를 누르기 전에 인클로저가 봉투에 있거나 문서에 전자 메일을 첨부했는지 확인하십시오. 많은 채용 담당자 및 기타 업체는 요청한 첨부 파일이 포함되지 않은 편지를 무시할 수 있습니다. 또한 보낸 사람이 부주의하다는 인상을줍니다.
