서류 정리 시스템은 박스에서 서류를 제출하는 것부터 파일을 전자적으로 보이지 않게 보관하는 정교한 소프트웨어 프로그램에 이르기까지 수년에 걸쳐 발전해 왔습니다. 현재 다양한 선택이 가능하지만, 모든 파일 시스템은 하나의 주요 목표 인 효과적인 기록 관리를 공유합니다. 다양한 파일링 시스템을 사용할 수 있으므로 각 파일 시스템의 특성을 고려하여 가장 적합한 파일 시스템을 선택하는 것이 중요합니다. 가장 일반적인 파일 시스템은 구현하기 쉽고 효과적인 파일 관리 방법을 제공합니다.
알파벳 대문자
Alphabetic filing은 5,000 건 미만의 레코드에 대한 가장 일반적인 파일 시스템입니다. 알파벳 순서로 파일을 작성하는 것은 사전 순서에 따라 파일을 개인, 기업, 기관, 대행사, 주제, 지리적 위치별로 정렬하는 시스템입니다. 이 시스템은 클라이언트 또는 고객 이름 파일에 효과적입니다. 주제를 제출하는 경우 상대 색인을 사용하십시오. 색인은 각 주제를 나타 내기 위해 선택한 주제 이름의 사전 순으로 된 목록입니다. 상대 인덱스를 참조하여 레코드를 저장할 주제 이름을 찾으십시오.
숫자 기입
숫자 파일링 시스템을 설정하는 경우 레코드의 번호 나 할당 된 번호를 사용하여 파일을 순차적으로 정렬하십시오. 대부분의 시스템은 색인을 사용하여 파일을 검색합니다. 수치 파일링 시스템은 파일링 속도와 파일 찾기 속도가 향상되어 생산성이 향상됩니다.또한 정확한 식별을 제공하고 기밀성을 강화할 수 있습니다. 무한 확장이 가능하며 알파벳 파일링 시스템과 달리 5,000 개 이상의 레코드에 사용할 수 있습니다.
알파 영숫자 신고
영숫자 파일링은 이름과 숫자의 조합을 사용합니다. 일반적으로이 유형의 파일 시스템을 주체 이름과 번호와 함께 사용합니다. 알파벳 구분 또는 제목 표제에 따라 파일을 정렬 한 다음 번호 범주별로 정렬하십시오. 영숫자 파일에는 상대 색인을 사용해야합니다. 색인에는 각 알파벳 부문에 할당 된 번호 코드가 나열됩니다.
Paperless 서류 정리 시스템
서류없는 서류 정리 시스템은 많은 기업과 가정에서 일반적으로 사용되고 있습니다. 물리적 저장 공간의 필요성과 분실되거나 잘못 배치 된 정보의 문제를 해결합니다. 서류가없는 파일링 시스템은 여러 부서간에 공유 액세스를 허용합니다. 공유 액세스는 레코드에 대한 요청시 액세스를 제공하지만 액세스를 제어하기 위해 파일을 보거나 편집, 작성 또는 삭제할 수있는 사용자 권한을 설정할 수 있습니다. 서류 작성 시스템의 유형에는 간단한 소프트웨어 프로그램, 문서 서버 및 문서 관리 시스템이 포함됩니다.
