경비 보고서를 작성하는 방법

자체 자금으로 승인 된 사업 비용을 지불하는 직원은 일반적으로 고용주로부터 상환을 기대할 수 있습니다. 이러한 상환을 용이하게하고 비용이 회사 원장에 정확하게 책정되도록 보장하기 위해 직원은 그러한 모든 경비 지출에 대한 상세한 보고서를 제출해야합니다.

필요한 항목

컴퓨터
컴퓨터 프린터
(선택 사항) 회사 경비 보고서 템플릿

귀사에서 비용 보고서 템플릿을 제공하는 경우 해당 템플릿에 액세스하고 지침을 따르십시오.

그렇지 않은 경우 영수증을 모아 연대순으로 정리하십시오. 또한 자동차 마일리지 및 호텔 자판기에서 구입 한 신문 및 간식과 같은 우발권과 같은 영수증이없는 모든 경비를 기재하십시오.

회사에서 제공하는 템플릿없이 보고서를 직접 작성하는 경우 컴퓨터 스프레드 시트를 사용하십시오. 템플릿을 만들고 준비한 새 보고서마다 새 워크 시트에 복사하십시오. 모든 시트 머리글에는 이름, 부서 이름과 코드 및 보고서에서 다루는 기간이 기록되어 있어야합니다. 이 정보 아래에 템플릿에는 날짜, 수취인, 목적 또는 설명, 금액 등 5 개 이상의 열이 있어야합니다. 회사 정책에 따라 회계 코드, 회의 참석자 등과 같은 정보 열을 추가해야 할 수도 있습니다.

영수증과 목록을 출처로 사용하여 날짜 순서로 지출 내역을 시트에 기입하십시오. 주당, 월별, 월간 또는 기타 여부에 상관없이 일반적으로 회사 정책에 명시된 기간별 보고서 하나를 준비하십시오. 하루에 여러 번 영수증을받는 경우 식사비 및 주차비와 같은 비용 유형별로 그룹화하는 것이 좋습니다.

어떤 목적 으로든 정액 급여를받는 경우에는 수령 한 경비를 보고서의 하단에 자체 행에 입력하십시오.

개인 차량을 탑승 한 마일리지를 상환하는 경우, 회사의 정책에 따라 자동차 로그를 유지하고 마일리지를 매일 또는 매주 경비 보고서에 전송해야합니다. 별도의 비용 항목으로 자체 행에 마일리지를 입력하십시오. 수취인 열에 "개인 자동 마일리지", 설명 열에 마일과 주행 거리, 즉 "275 마일 @ 58 센트 / 마일"을 입력하고 금액 열에 환급 될 금액을 입력하십시오. 각 고용주는 자체 마일리지 환급 율을 적용합니다.

모든 비용이 입력되면 금액 열의 마지막 항목으로 합산하십시오. 경비를 충당하기 위해 현금 서비스를받은 경우 총 경비에서 해당 금액을 뺍니다. 이것은 환급받을 금액입니다.

다른 고용주는 영수증을 제출하는 방법에 대해 다른 정책을 가지고 있습니다. 귀하는 원본 영수증을 제출하거나 스캔 또는 사본을 제출해야 할 수도 있습니다. 환급을 처리하는 사람이 비용을 영수증과 대조하기가 더 쉬워 지도록 상호 참조해야 할 수도 있습니다. 마일리지 환급 청구를 제출하는 경우 해당 기간 동안 자동 로그 사본을 제출해야합니다.

경비 보고서를 고용주의 정책에 따라 양식에 영수증과 함께 제출하십시오. 빈 템플릿과 많은 주 지출을 포함한 전체 스프레드 시트 파일이 아닌 현재 주 지출을 포함하는 워크 시트 만 제출하십시오.

팁

가능할 때마다, 귀하는 그러한 비용만을 위해 사용하는 신용 카드로 상환 비용을 지불하십시오. 이는 상환 가능한 사업 경비를 추적하고 지불금을 조정하는 데 도움이됩니다.

동일한 영수증에 비즈니스 및 개인 경비를 혼합하지 마십시오.

모든 보고서를 두 번 선택하고 보고서에 청구 된 금액과 지출 영수증을 대조하십시오. 업무를 돌파하는 사람들이 영수증에서 비용 보고서로 잘못된 금액을 이전하면 많은 실수가 발생합니다.

귀하의 고용주의 인사, 급여 명세서 또는 회계 부서에 언제든지 정확하게 비용을 환급 받기위한 지침을 확인하십시오.

경고

경비에 대해서는 절대로 거짓말하지 마십시오. 이것은 회사에서 훔치고 있으며 해고 또는 형사 고발과 같은 불리한 결과를 초래할 수 있습니다.

귀하가 상환받을 수있는 것에 대한 귀하의 고용주와상의하십시오. 모든 식사가 비용을 지불 할 수있는 것은 아니며 알코올, 드라이 클리닝 또는 주차 대행 서비스와 같은 물건을 경비로 지불하지 못할 수도 있습니다. 고용주는 상환 할 수있는 것과하지 않는 것에 대한 가이드 라인을 가져야합니다.

자신의 승인 된 사업 비용 만 지불하십시오 - 권한이없는 한 다른 사람의 비용을 지불하지 마십시오. 또한 경비를받는 다른 직원의 경비 지불을 피하십시오.