회의는 분명한 목적과 적절한 참가자가 있어도 적절한 계획없이 허탄이 날 수 있습니다. 의제를 사용하여 회의를 계획하면 모임이 원활하게 진행되어 주요 문제 또는 주제를 효과적으로 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다. 앞서 계획하는 것은 회의에 참석하는 사람들에게 무엇을 기대해야하는지, 준비 할 시간을 알며, 사물을 토론 할 순서를 제공합니다. 의제가 인기있는 또 다른 이유는 모든 사람들이 시간을 절약 할 수 있다는 것입니다.
의제는 무엇입니까?
간단히 말하면, 의제는 목록 또는 계획입니다. 이 목록에는 회의 중에 논의 될 주제 및 문제 또는 문제가 포함됩니다. 다양한 의제 형식이 있습니다. 회의의 목적과 유형에 따라 사용할 의제 형식이 결정됩니다. 일반적으로 사용되는 의제 유형에는 비공식, 공식, 우선 순위 및 시간이 포함됩니다. 각 의제 형식에 익숙해지면 필요한 유형을 효과적으로 선택할 수 있습니다.
비공식 및 공식
비공식적 인 의제는 기본적으로 회의 중에 논의 될 항목의 비공식 목록을 말하며 종종 마지막 순간에 함께 던집니다. 형식적인 아젠다는 더 많은 형식을 따릅니다. 이 형식에는 회의 유형이 포함되며 회의 진행자가 나열되고 모든 참석자가 나열됩니다. 의제는 특정 주문서를 따른다: 주문 전화, 선전, 마지막 회의록, 미해결 된 문제, 새로운 비즈니스 및 휴회.
우선 순위 지정 및 시간 초과
우선 순위가 지정된 의제는 우선 순위 시스템을 따릅니다. 항목은 그룹에 대한 중요성에 따라 주문을받습니다. 주제는이 순서로 논의됩니다. 시간을 초과 한 의제는 회의를 위해 설정된 시간대를 사용하는 것을 말하며 대개 작업을 계속할 수 있도록 시간 키퍼가 지정됩니다. 이 형식에서 일정은 시간 간격으로 설정됩니다. 예를 들어, 9: 30-9: 35: 사회화 / 예열, 9: 35-9: 40: 검토 목적 및 원하는 결과, 9: 40-9: 50: 마지막 회의의 회의록.
결론
아젠다를 작성할 때 다른 참가자의 의견을 물어 보는 것을 주저하지 마십시오. 참가자는 토론해야 할 주제 나 쟁점에 대한 가치있는 통찰력을 제공 할 수 있습니다. 적절한 참가자를 갖는 것이 잘 계획되고 성공적인 회의의 열쇠입니다. 모든 의제에는 당회의 목적이 포함되어야한다. 명확한 결과를 가져라. 의제 주제를 정보 공유 또는 정보 처리로 분류한다. 주제 후 처리 및 다음 단계에 대한 토론으로 끝납니다.
