제안 요청 (RFP)은 계약자가 수행하려는 작업에 입찰하도록 요구하는 문서입니다. 업무 세부 사항, 필요한 자격 요건, 계약 조건, 제출 기한 및 대응 방법에 대한 개요를 설명합니다. 일반적으로 RFP에 실제 응답 제안 몇 주전에 편지를 보냅니다. 이것은 RFP 발행자에게 얼마나 많은 응답을 기대 하는지를 알려줍니다. RFP와 인 텐트의 서한을 온라인에서 찾을 수는 있지만, 어떻게 대응해야하는지, 포함 또는 제외 할 것의 예를 먼저 찾아 보는 것이 좋습니다.
세부 정보 해독
RFP에 응답하기 전에 철저히 읽으십시오. 궁극적으로 응답 제안에는 요구 사항을 충족시키는 결과를 산출하는 방법에 대한 세부 정보가 포함되어야합니다. RFP 요구 사항에 원하는 기능이 명확하게 명시되어 있지 않거나 어떤 방식 으로든 모호한 경우주의하십시오. 프로젝트가 끝날 때 요구 사항을 충족시키지 못하는 경우가 있습니다. 규정 준수를 측정하는 방법을 정의하는 측정 항목을 찾습니다. 비준수에 대한 처벌을 평가하고 위험을 평가하십시오. 계약 결과를 문서화하고 모니터링하며 계약을 이행하는 방법을 이해합니다. 발급자가 질문에 답변 할 수없는 경우 연락하여 막연한 사항을 해결하십시오. 그런 다음 자신감 편지를 보낼 수 있습니다.
RFP의 기본 예 및 개요
일단 귀하가 응답하기로 결정한 경우, RFP를 발급 한 회사에 RFP 서한을 보내 귀하가 제안서를 제출할 계획임을 알려주십시오. 이렇게하면 원래 RFP에 대한 업데이트 나 변경 사항을 받게됩니다. 명시 적으로 지시하지 않는 한 손으로 쓴 편지로 응답하거나 이메일을 사용하지 마십시오. 왜 당신이 관심이 있는지를 표시하여 편지를 시작하십시오. 기한을 확인하십시오. 연락처 정보를 포함하십시오. 편지 본문의 예로서 다음과 같이 간단 할 수 있습니다:
"우리는 요청한 날짜에 제출하기 전에 RFP (Request For Proposal)에 대한 관심을 표시하고 업데이트에 대한 알림을 받고 싶습니다."
물론 자세한 내용을 포함 할 수 있습니다. 명확한 질문을하지 마십시오. 의도를 모호하게 만들 수 있습니다.
협상 할 시간은?
전형적으로 가격 협상은 초기 입찰 단계와 같이 나중에 시작됩니다. 그러나 프로젝트의 자금 요구 사항을 간략히 설명하는 단락 또는 두 개를 의도 서에 포함시킬 수도 있습니다. 그러나 그 과정에서 너무 일찍 재정적 문제를 제기하는 것이 계약을 득점 할 수있는 기회에 영향을 줄 수 있음을 인식하십시오.
안전하게 보내기
편지가 도착했는지 확인하고 싶습니다. 배달 기록이있는 영수증을 받으려면 공인 우편으로 보내십시오. (이 미국 우편 서비스는 저렴한 가격으로이 서비스를 제공하며 현재 가격은 해당 웹 사이트를 참조하십시오.) 온라인으로 배달 정보를 추적 할 수도 있습니다. 그러면 계약상의 권리와 의무를 정의하기 위해 실제 제안서를 작성할 준비가되어 있어야합니다.
