가상 비서는 사무직 비서, 행정 비서 및 사무 직원과 유사한 사무 및 다양한 서비스를 제공하는 독립 계약자로 일합니다. 그들은 일반적으로 팩스 기계, 컴퓨터, 책상, 프린터 및 인터넷 액세스를 갖춘 홈 오피스에서 작동합니다. 가상 비서가 요구하는 소프트웨어 유형은 해당 산업에 따라 다릅니다. 모든 가상 어시스턴트는 서비스를 제공하고 비즈니스를 관리하기 위해 일반적인 소프트웨어 세트를 사용합니다.
데스크톱 출판
데스크탑 출판 소프트웨어에는 워드 프로세싱, 프리젠 테이션, 스프레드 시트 및 데이터베이스 소프트웨어가 포함됩니다. 마케팅 업계에서 일하는 가상 조수는 전단지, 웹 사이트, 엽서, 초대장 및 다양한 유형의 간행물을 제작하기위한 출판 프로그램이 필요합니다. 기타 요구 사항은 워드 프로세서 소프트웨어, 철자 및 문법 검사기, 시소러스, 사전 및 언어 번역기에 포함 된 애드온을 포함합니다.
전사
녹음은 녹음 및 녹음 받아쓰기로 구성됩니다. 전사 소프트웨어 프로그램을 사용하면 기록 된 통신을 쉽게 재생할 수 있습니다. 가상 조수는 녹음을 중지, 시작, 되감기 및 일시 중지 할 수 있습니다. 녹음 된 성적표를 이메일 또는 압축 파일로 보낼 수 있습니다. 2011 년 현재 일반적인 형식으로는 MP3 및 WMV가 있습니다. 여러 레코딩 소프트웨어 프로그램이 서로 다른 포맷과 호환됩니다.
부기
가상 어시스턴트 비즈니스를 관리하려면 부기 및 청구 소프트웨어가 필요합니다. 부기 관리를 전문으로하는 가상 조수는 올인원 부기 시스템을 사용해야합니다. 이 비서는 인보이스, 견적 및 제안서를 작성할 수 있습니다. 기록 지불; 하나의 프로그램 또는 다른 데스크톱 게시 소프트웨어 프로그램을 사용하여 작업 시간을 추적 할 수 있습니다.
통신
통신 소프트웨어는 가상 비서를위한 또 다른 필요성입니다. 사용 가능한 팩스 및 이메일 소프트웨어는 개인화 및 기성 템플릿을 제공합니다. 가상 어시스턴트는 자신의 비즈니스 이미지에 적합한 템플릿을 만들 수 있습니다. 인터넷 전화 서비스를 이용하면 장거리 및 월간 전화 요금을 줄일 수 있습니다. 이메일 및 팩스 프로그램을 온라인으로 사용하려면 좋은 인터넷 연결이 필요합니다.
