사소한 현금 기금을 유지하는 것은 90 %의 기록 유지입니다. 나머지 10 %는 누가 기금에 출입 할 수 있는지 통제하고있다. 당신이 속한 사업의 종류와 소액 현금을 사용하는 것에 관계없이이 두 가지 원칙을 따라 간단한 예산 절차를 거치면 사소한 현금 기금을 균형있게 유지할 수 있습니다.
모든 구입의 증거 파일
소액 현금 기금을 운영 할 때 가장 먼저해야 할 일은 효율적이고 기능적인 기록 보관 시스템을 구축하는 것입니다. 소액 현금이 사용되는 모든 단일 거래에 대해 영수증과 송장을 받아 사본을 만들어야합니다. 영수증을 잃어 버릴 경우에 대비하여 두 개의 개별 파일이 있어야합니다. 영수증을 폴더에 담아서 시간순으로 제출하지 않고 매월 별도의 폴더에 영수증을 보관하는 것을 고려하십시오.
소액 현금을위한 수용 가능한 사용법 수립
사소한 현금을 무차별 적으로 사용하지 마십시오. 현금을 사용할 수있는 것과 그렇지 못한 것에 대한 구체적인 지침을 마련해야합니다. 예를 들어, 자금이있는 알코올을 사는 것은 비즈니스 주최의 사교 행사를 위해 알콜을 사용하는 경우에도 일반적으로 받아 들일 수없는 용도로 사용됩니다. 현금을 이용할 수 있도록 자신과 다른 사람을 보호하려면 수용 가능한 비용에 대한 규정을 작성해야합니다.
액세스 제어
사소한 현금 기금을 잠근 상태로 유지하십시오. 서랍에서 옷장에 이르기까지 금고에 보관할 수는 있지만 휴대용 상자 또는 이동하거나 쉽게 옮길 수있는 기타 보관 용기에 보관하지 마십시오. 키 또는 조합을 몇 사람 이상에게주지 마십시오. 이상적으로, 당신은 한 두 사람에게 열쇠를 주어야하며, 다른 누구라도 열쇠 보유자에게 필요한 현금을 요구해야합니다.
정기 감사 수행
귀하의 소액 현금을 적절하게 사용하려면 정기적 인 감사를 수행하십시오. 효과적인 감사는 예고없이 이루어지며 목적은 기록, 회계 절차 및 사소한 현금 기금을 무작위로 확인하는 것입니다. 감사 없이는 사소한 현금 기금이 오용되거나 관리가 어려울 수 있습니다. 감사를 수행하는 가장 간단한 방법은 몇 주마다 펀드에 현금 인출을 할 수없는 관리자를 두는 것입니다.
