고객 불만 편지를 작성하는 방법

적어도 한 번은 모든 사람에게 일어났습니다. 당신은 쇼핑을했거나 일종의 서비스를 마쳤습니다. 당신은 끔찍한 고객 경험을했습니다. 당연히, 당신은 아마 당신의 친구들에게 그것에 대해 이야기 할 것입니다. 그러나 그것이 다시 발생하지 않도록하려면 고객 불만 편지를 작성하는 것이 가장 만족스러운 방법 중 하나입니다. 어쨌든 당신이하고있는 유일한 이유는 당신이 나쁜 경험을했기 때문입니다. 그러나 전문적인 방법으로 할 수 있기 때문에 놀라운 결과를 얻을 수 있습니다. 다음은 고객 불만 편지를 작성하여이를 읽는 사람들로부터주의를 환기시키는 방법입니다.

고객 불만 편지를 작성하는 방법

우선, 이름을 얻으십시오. 편지에 누구의 관심을 가져야하는지 알아보십시오. 아무도 책임을지지 않기 때문에 "주의: 고객 서비스"로 보내지 마십시오. 상점에 직접 또는 전화로 고객 불만을 담당하는 사람이 누구인지 물어보십시오. 모든 서신은 해당 사람의주의를 환기시켜야합니다. 제목도 있으면 다음과 같이 포함 시키십시오. "주의: David Jones, 마케팅 담당 부사장"

다음으로 편지를 씁니다. 전자 메일을 보내지 마십시오. 그들은 너무 비인간적이어서 사이버 공간으로 사라지는 것은 쉽습니다. 가게 자체 나 회사 사무실에 정규 편지를 보내십시오. 편지를 간결하고 간결하게하십시오; 상황을 설명하는 데 필요한 페이지가 두 페이지를 넘지 않아야합니다.

편지를 다룰 때 상황에 대한 구체적인 내용을 포함 시키십시오. "3 월 5 일 화요일에 내가 상점에있을 때, 로렌이라는 창구 직원이 나에게 매우 무례했습니다." 가능한 경우 문서화하십시오. 백화점이나 의사 사무실과 같이 번호가 매겨진 계정이있는 상점 또는 업체의 경우 모든 서신에 계정 번호를 포함하십시오. 귀하의 편지를 읽는 사람이 귀하의 진정 사실을 귀하와 실제로 연결시키는 데 도움이됩니다.

긍정적이고 정중 한 말투를 사용하십시오. 귀하의 편지가 귀하의 상황에 공감할 수있는 고위 행정 담당자에게 갈 가능성이 있습니다. 적대적이기보다는 당신이 무고한 희생자라는 것을 전달하십시오. 더 좋은 점은, 그러한 나쁜 서비스가 회사의 정상적인 표준이 아니며, 귀하의 비즈니스가 의도적으로 귀하를 부실하게 대우하지 않았 음을 귀하가 알고 있음을 분명히하십시오. 고객이 실제로 쇼핑을 즐기지만 고객 서비스 상황이 잠재적으로 손상 될 수 있음을 알고 있는지 확인하고 싶습니다.

마지막으로 회신을 요청하십시오. 기한을 정하지 만 합당한 것으로 만드십시오. "이 문제가 해결 될 수 있도록 앞으로 30 일 이내에 귀하의 의견을 듣기 바랍니다." 할당 된 시간에 서면으로 작성한 사람의 말을 듣지 못하면 전화 또는 후속 편지 (편지에 사람의 이름이 있어야하는 또 다른 이유)를 보냅니다. 답장이 무엇이든 사과문이든 추가 제품의 쿠폰이든 관계없이 편지가 해결되면 감사의 말을 보내십시오. 이 간단한 전략을 따르십시오. 고객 불만에 긍정적 인 반응을 얻으실 수 있습니다!