회계 담당 직원은 많은 서류 작업을 처리하며 서류 정리 시스템이 없으면 사무실이 빨리 엉망이 될 수 있습니다. 회계 부서가 급여 및 기타 기밀 정보를 보호하기 위해 잠긴 것을 포함하여 많은 파일 캐비닛을 보유하는 것이 일반적입니다. 재무 파일 및 데이터에 대한 액세스가 제한되어야합니다. 사무실은 공공 장소에 위치하지 않아야합니다. 회계 사무소에 서류 정리 시스템을 구현하는 데는 몇 가지 문제점이 있지만 성공적으로 수행하고 부서의 효율성을 높일 수 있습니다.
두 종류의 파일을 설정하십시오. 하나의 파일 캐비넷 또는 서랍은 일일 파일을위한 것으로 보통 연말 이후에 저장됩니다. 이 파일에는 대부분의 지출 및 소득 항목이 포함됩니다. 두 번째 유형의 파일은 시간이 지남에 따라 액세스해야하는 영구 또는 장기 항목의 저장과 관련됩니다. 정책 및 절차, 계약서, 고정 자산, 보험 증권 및 연말 이후에 회수 할 수없는 기타 문서에 대한 파일이 그 예입니다.
유형별 파일 문서화. 비용은 급여 및 기타 회계 분야와 별도로 처리됩니다. 섞어서 사용하지 마십시오. 특정 거래가 경비 및 고정 자산과 같이 둘 이상의 영역에 속한 경우 서류 작업의 사본을 만들어 두 파일에 모두 기록하십시오. 비용은 공급 업체 이름별로 사전 순으로 정리할 수 있지만 고정 자산 파일은 구매 날짜별로 분류 할 수 있습니다. 귀하의 비즈니스에 따라 나중에 은행 조정을 용이하게하기 위해 소득 수령 날짜 또는 입금 날짜까지 수입을 백업합니다.
파일에 다른 색상을 사용하십시오. 예를 들어 모든 비용을 빨간색 폴더, 녹색 수입 및 노란색 폴더 계약으로 신고 할 수 있습니다. 소득 항목을 찾고 있다면 녹색 폴더를 찾으십시오. 시간과 에너지를 절약하십시오. 빨간색 파일이있는 것을 확인하면 문제가 있거나 지연없이 올바른 파일 캐비닛으로 옮길 수 있습니다. 색상 조정으로 서류 정리가 쉬워집니다.
팁
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즉각적인주의가 필요한 항목을 넣고 책상에 보관하는 핫 파일을 만듭니다.
