비즈니스 편지에 대한 적절한 인사말

인사말은 편지에서 인사하는 것입니다. 받는 사람의 주소를 지정하는 방법이며 메시지의 나머지 내용에 대한 색조를 설정합니다. 요즘 비즈니스에서는 대부분의 통신이 전자 메일을 통해 이루어집니다. 그러나 포스트 메일은 일부 산업 및 특정 종류의 비즈니스 문서에서 여전히 사용됩니다. 두 경우 모두 올바른 인사말을 사용하여 문자 존중의 수신자를 보여주고 의사 소통의 시작 부분에 참여시켜야합니다.

팁

비즈니스 서신에 대한 적절한 인사말은 인쇄물 또는 이메일 여부와 전달되는 메시지의 성격에 따라 문서의 색조에 달려 있습니다.

비즈니스 편지 인사말을 선택하는 방법

귀하의 비즈니스 서신에서 사용할 인사말을 결정하는 것은 몇 가지 요소에 따라 다릅니다. 먼저, 논의하고있는 문제의 성격을 파악하십시오. 공식적인 음색이나 비공식적 인 음색이 필요합니까? 예를 들어 회사에서 일자리를 신청하는 것은 공식적인 비즈니스 거래이며 정식 인사말이 포함 된 비즈니스 서신이 필요합니다. 반면에 점심을 먹을 때 동료를 이메일로 알리는 것은 정식 인사말을 요구하지 않습니다. 마찬가지로 이전에 통화하지 않은 고객에게 말하면 정기적으로 비즈니스를 수행하는 파트너와 통화 할 때보 다 더 공식적인 톤이 필요할 수 있습니다.

인사말을 결정할 때 고려해야 할 또 다른 요소는 전체 메시지의 톤입니다. 인사말은 수령인이 읽는 비즈니스 서신의 첫 번째 부분이므로 본질적으로 전체 메시지의 음색을 설정합니다. 조심스럽게 전달할 음색에 따라 인사말을 선택하십시오. 또한, 귀하가 사용하는 인사말은 귀하가 알고있는 것과받는 사람에 대해 알지 못하는 것에 달려 있습니다. 그 사람의 이름, 성별, 직업 및 신임장이 인사말을 선택하는 데 중요한 역할을하는지 여부를 알 수 있습니다.

비즈니스 서신의 형식 고려

귀하가 사용하는 인사말은 귀하의 서신 형식에 따라 다를 수 있습니다. 예를 들어 우편 또는 이메일을 통해 메시지를 보낼지 여부는 선택한 인사말에 영향을 줄 수 있습니다. 또한, 편지의 유형은 또한 당신이 사용하는 인사말을 지시 할 것입니다. 예를 들어, 우편으로 보낸 비즈니스 제안 서론 서신은 전자 메일로 내부 목록에 보낸 회사 전체 메모보다 훨씬 공식적인 인사말을 사용할 수 있습니다. 또한 귀하가 선택한 인사말에 영향을 미치기 때문에 명함을 한 명 또는 여러 명에게 보낼지 여부를 고려해야합니다.

비즈니스 서신의 수령인

비즈니스 서신을 시작하기 전에 메시지를 보내는 사람을 찾으십시오. 개인에게 편지를 쓰는 경우 올바른 철자로 성을 아는 것이 중요합니다. 수령인이 Alex 또는 Pat과 같은 성 중립적 인 이름을 가진 경우 조직에 전화를 걸어 성별을 파악하면 장래에 발생할 수있는 당혹감을 줄일 수 있습니다. 그 사람의 성별을 모르는 경우에는 인사말에 예의 문서를 드롭 할 수 있습니다.

귀하의 비즈니스 서신이 수령자가 이미 보낸 메시지에 대한 응답 일 경우, 귀하는 자신의 이름에 서명하는 방법에주의를 기울이십시오. 그들의 성명이 카산드라이고 그들의 편지 "Cass"에 서명했다면, 그녀를 "카스"라고 부르는 경향이 있습니다. 이는 관계의 본질과 작성중인 문서에 따라 다릅니다. 먼저 초대받지 않고 누군가의 이름을 짧게하지 마십시오.

성별 특정 제목 사용

경우에 따라 인사말의 일부로 성별 별 제목을 사용하도록 선택할 수 있습니다. "씨"는 남자를 위해 사용되며 그의 성을 선행합니다 - "Mr. 스미스, "예를 들면. 기혼 여성의 경우 성 앞에 "Mrs."을 사용하십시오. 미혼 여성의 경우 "미스"를 사용할 수 있습니다. 결혼 상태를 알지 못하고 여성에게 편지를 쓸 때 "스미스 씨"와 같이 "Ms."을 사용할 수 있습니다.

성별 특정 제목을 사용하기로 결정하기 전에 귀하의 언어가 포괄적인지 여부를 고려하십시오. 어떤 사람들은 남성 또는 여성으로 식별하지 않거나 반대되는 성별로 식별 할 수 있습니다. 상황을 알지 못하거나 확실하지 않은 경우 성 관련 언어를 전적으로 귀하의 서신에 남기지 않도록 선택할 수 있습니다.

공식 인사말

사업에서 가장 일반적인 공식 인사는 "Dear"입니다. 다음과 같은 여러 가지 방법으로 인사말을 사용할 수 있습니다.

친애하는 Mr. Smith
친애하는 John / Jane
친애하는 Ms. 스미스
친애하는 존 스미스

수령인의 이름을 어떻게 다루는가는 비즈니스 서신의 형식과 귀하와의 관계에 따라 달라집니다. "친애하는"은 인사말 "받는 사람"과 마찬가지로 인쇄 및 전자 메일 비즈니스 서신 모두에 사용할 수 있습니다. "안녕하세요"는 또 다른 정식 인사말입니다. 그러나 일반적으로 우편보다는 이메일에서 사용됩니다.

비공식적 인 인사말

비표준 인사말은 비즈니스 환경에서 사용할 수 있습니다. 그러나 그들이 받아 들일 수 있는지 여부는 조직의 문화, 서신 수령인 및 메시지의 성격에 달려 있습니다.

공식적인 계층 구조가 없거나 서로를 잘 아는 소수의 직원 만있는 중소 기업이있는 조직에서는 공식적인 인사말이 필요하지 않을 수 있습니다. 일반적으로 친숙한 동료 또는 파트너와의 내부 서신 교환에서는 "Hi John"또는 "Hey Jane"을 사용하는 것이 허용됩니다. 특히 이메일을 통해 의사 소통 할 때는 특히 그렇습니다.

조직의 문화가 비공식적 인 경우에도 새로운 고객이나 이해 관계자와 이야기 할 때나 직업을 신청할 때 공식적인 인사말이 필요한 경우가있을 수 있습니다.

알 수없는 수신자를위한 인사말

때로는 비즈니스 서신을 쓸 때받는 사람의 이름을 알지 못할 수도 있습니다. 이 경우 조직에 미리 전화를 걸어 자신의 비즈니스 서신을 볼 수있는 사람을 찾아 내고 이에 따라 메모를 작성하십시오. 회사 웹 사이트에서이 정보를 찾을 수 있는지 확인할 수도 있습니다. 수령인의 이름을 알 수없는 경우 다음과 같은 일반적인 인사말로 비즈니스 서신 주소를 지정할 수 있습니다.

친애하는 각하 또는 부인
누구에게 우려할만한 사람에게
고용 관리자에게

여러 수신자를위한 인사말

귀하의 비즈니스 서신을 여러 명의 수신인과 처리 할 때 "친애하는 제인과 존"또는 "스미스 씨와 부인"이라고 쓰는 등 여러 이름을 포함하도록 인사말을 작성하십시오. 목록에 두 개 이상의 이름이 있으면 이름을 모두 무시하고 다음과 같은 일반적인 인사말을 사용하도록 선택하십시오.

친애하는 팀
안녕 모두
인사 부서에
친애하는 Blue-Sky Corporation

특정 타이틀 가이드 라인

사람의 직업이나 교육에 따라 서신의 형식에 따라 비즈니스 인사말에서 특정 방식으로 문제를 해결해야 할 수도 있습니다. 일반적으로 이것은 성직자, 의료 전문가, 학자, 군인 및 선출직 공무원에게 적용됩니다.

예를 들어, 의학 학위를 소지 한 사람에게 편지를 쓰고 싶다면 "Dr."와 같이 그의 성 앞에 "Dr."을 사용하십시오. 스미스. "교수, 판사, 랍비, 이맘 또는 목사에게 편지를 쓸 때,"친애하는 목사 스미스 (Smith Dear Pastor) "와 같은 성의 앞에 전체 제목을 씁니다. 군대 일원에게 글을 쓸 때 자신의 전체 계급을 사용하는 것이 적절합니다. "Dear Lieutenant General Smith"또는 "Hello Captain Smith"와 같은 인사말의 성.