비즈니스 서신을 적절하게 처리하는 것은 전문가로서 나타나고 서신에 대한 확실한 시작을 만드는 것이 중요합니다. 잘못 기재된 비즈니스 서신은 작가가 게으르거나 무식하다는 것을 보여줍니다. 비즈니스 서신은 친구에게 편지를 보내는 것과 같지 않으며 다르게 처리해야합니다. 비즈니스 서신은 항상 하나 또는 둘을 작성한 후 쉽게 복제 할 수있는 형식을 따릅니다. 비즈니스 편지를 컴퓨터에 저장하고 정보를 바꿔 미래 문자 용 서식 파일을 만듭니다.
발신자 주소와 수신자 주소를 Times New Roman과 같이 읽기 쉬운 글꼴 유형으로 12 포인트 글꼴로 작성하십시오. Microsoft Office와 같은 프로그램은 편지 마법사와 적절한 서식이있는 서식 파일을 제공합니다. Microsoft Office 2010에서는 "파일"단추를 선택한 다음 "새로 만들기"를 클릭하고 새 편지를 만들거나 서식 파일을 엽니 다.
편지를 쓰려면 이름과 주소가 포함 된 회사 레터 헤드를 사용하십시오. 레터 헤드를 사용할 수없는 경우, 주소, 도시 및 우편 번호를 포함하여 편지의 상단 왼쪽에 전체 주소를 기입하십시오.
상단에서 2 인치 정도의 날짜를 왼쪽으로 정렬하십시오. 회사 레터 헤드를 사용하는 경우 레터 헤드 아래에 날짜가 표시됩니다. 주소를 입력하면 날짜가 주소 바로 아래로 이동합니다. 며칠 동안 편지를 쓰는 경우, 편지가 끝난 날짜를 적으십시오. 그 달을 적어서 그 해를 포함 시키십시오. 예를 들어, 2009 년 6 월 30 일에 작성된 편지는 2009 년 6 월 30 일에 작성됩니다.
왼쪽 하단에 수신자의 주소를 날짜 아래에 씁니다. 귀하가 작성한 사람의 구체적인 제목과 이름을 포함 시키십시오. 주소를 미국 우편 서비스 형식으로 작성하십시오.
주소 아래에 인사말을 씁니다. 이것은 대개 Dear (주소에 사용 된 사람)입니다. 그 사람의 성을 잘 모르는 경우에만 그 사람의 이름에 쓰고, 그렇지 않으면 Mr., Mrs., Ms. 또는 Dr.을 사용하십시오. 그 사람의 성별을 모르는 경우 그 사람의 성과 이름을 적으십시오. 수신자에 대한 구체적인 이름이없는 경우 인사말로 "우려 할 대상에게"를 사용하십시오. 인사 후에 콜론을 사용하십시오.
