많은 포장 상자가 재활용 상자로 곧장 들어갑니다. 그 패키지 중 일부는 독자들에게 관심을 두지 않지만 다른 패키지는 제대로 결합되지 않았습니다. 언론 패키지를 올바르게 포맷하면 정보가 게시 될 가능성이 높아집니다. 패키지를 이메일로 보내면 정보를 빠르게 얻을 수있을뿐만 아니라 자료를 쉽게 재현 할 수 있으므로 정보를 인쇄 할 가능성이 높아집니다.
보도 자료를 발송하고 그 목표를 달성하는 데 도움이 될 수있는 뉴스 조직을 연구하는 데 필요한 목표를 파악하십시오. 편집자에게는 여분의 시간이 거의 없으므로 낭비하지 마십시오. 현지 뉴스 만 발표하는 오하이오 주에있는 작은 종이는 캘리포니아에서 개최 된 행사의 보도 자료에 관심이 없습니다. 재정에 중점을 둔 뉴스 방송국은 록 콘서트에 관한 보도 자료에 관심이 없다. 적절한 매체를 확인한 후 가능한 경우 인터넷 검색이나 조직에 전화를 걸어 편집기의 전자 메일 주소와 이름을 찾습니다. 편집자의 전자 메일을 사용할 수없는 경우 일반 회사 전자 메일을 사용할 수 있습니다. 미디어 아울렛뿐만 아니라 미디어 아울렛의 스타일을 익히십시오. 보도 자료 키트가 미디어 조직의 스타일에 가까울수록 좋습니다.
전자 메일의 제목 줄에 보내는 내용에 대한 간단한 설명 (3 ~ 10 단어)을 작성하십시오. 가능하다면 특정 매체가 정보에 관심을 갖는 이유를 보여주십시오. 예를 들어, 키트가 지역에 초점을 맞춘 용지로 보내지는 경우, 제목이나 비즈니스 위치를 포함하십시오.
이메일 본문에 바로 그 요점을 말하고 가능한 경우 해당 주요 지점을 미디어 콘센트의 스타일과 관심사에 연결하십시오. 전자 메일 본문에 포함시키는 내용은 보도 자료 키트에 포함 된 내용에 따라 다릅니다. 미디어 키트가 보도 자료 일 경우 릴리스 본문을 전자 메일 본문에 포함하고 편의를 위해 릴리스를 첨부하십시오. 보도 자료 키트가 이벤트에 관한 패키지 인 경우 이벤트가 무엇인지, 언제인지, 무엇이 첨부되었는지 간단히 기술하십시오. 보도 자료 키트가 현지 업체에 관한 것이라면 키트를 발송하는 이유에 대한 간단한 설명을 작성하십시오.
보도 자료 키트 파일을 전자 메일에 첨부하십시오. 그러나 모든 미디어 콘센트가 모든 유형의 파일을 열 수는 없으므로 보내려는 파일 형식을 고려해야합니다. 거의 모든 사람들이 일반적으로 PDF (Portable Document Format)를 열 수 있으며 뷰어 소프트웨어는 무료로 다운로드 할 수 있습니다. 또한 PDF는 다른 컴퓨터에서 서식을 변경하지 않고도 컴퓨터 화면에 표시되는 내용을받는 사람이 볼 수 있도록합니다. RTF (Rich Text Format)는 보편적으로 쉽게 열 수 있습니다. 그러나 형식은 RTF 파일에 보존되지 않으며 그래픽이있는 문서에 적합하지 않습니다.
재생산을 목적으로 한 사진이 고품질로 재 인쇄 할 수있을만큼 충분히 큰지 확인하십시오. 이미지를 압축하지 마십시오. 전자 메일을 더 빠르게 보낼 수 있습니다. 텍스트 문서는 하나의 파일로 결합 될 수 있지만 이미지를 문서에서 쉽게 분리 할 수 없으므로 게시 할 사진을 별도의 파일로 첨부해야합니다. JPG 파일 형식은 종종 이미지에 가장 적합합니다.
이메일 본문으로 돌아가십시오. 결론으로, 첨부 한 문서와 그 이유를 나열하십시오. 파일이 다른 형식으로 제공되는지 여부도 언급하십시오. 이메일 마지막 부분에 귀하의 전체 연락처 정보를 기재하십시오.
이메일을 보내기 전에 모든면을 두 번 확인하십시오. 이메일 주소가 올바른지, 이메일 본문에 오류가 없는지, 올바른 파일이 첨부되어 있는지 확인하십시오.
