직원에게 작성된 지침은 종종 구두 지시보다 도움이됩니다. 새로운 정책이나 절차에 대한 자세한 내용을 담고있는 편지는 직원들에게 나중에 참조 할 수 있도록 문서를 제공합니다. 지침서는 새로운 절차를 따르는 방법을 기억하도록 돕는 것 외에도 법률이 위임 한 새로운 정책에 대한 공식 통지를 제공하는 법적 요구 사항을 충족시킵니다. 예를 들어, 2011 년 초반 많은 도시에서 지역 사업에 영향을 미치는 흡연 금지를 시행하고 있습니다. 근로자에게 새로운 흡연 방침을 준수하는 방법을 알리는 것은 고용주의 책임입니다.
프린터에 회사 레터 헤드를 배치하십시오. 이 지침은 공식 통지이며 공식 서한은 정보의 공식적인 성격을 강화합니다.
전체 날짜를 입력하십시오. 알림 시간을 설정하기 때문에 항상 지시문에 날짜를 포함시켜야합니다. 선을 건너 뜁니다.
지시문이 한 사람에게만 전달되는 경우받는 사람의 이름과 주소를 입력하십시오. 모든 직원에 대한 담요 편지 인 경우 이름과 주소를 생략하십시오.
"친애하는 귀중한 직원"이라고 입력하고 그 편지가 모든 직원에게 전달되는 경우 콜론을 입력하십시오. 한 사람에게가는 경우 특정 이름을 입력하십시오.
지침이 무엇인지에 대한 직접적인 성명서로 편지를 시작하십시오. 정책이나 절차에 대한 관련 세부 사항 (예: 시행시기 및 정책의 영향을받는 사람)을 제공하십시오.
작업을 완료하거나 새 정책을 준수하기위한 단계를 나열하십시오. 직원들이 따라야 할 명확하고 읽기 쉬운 언어를 사용하십시오.
이 새로운 정책이 수혜자에게 어떻게 도움이되는지 설명하고 협력에 감사를 표하십시오. 직원이 지침을 준수하지 않을 경우 어떤 일이 발생할지 설명하십시오.
마지막 단락에 적절한 마감 기한이나 연락처 정보를 제공하십시오. 해당되는 경우 직원의 준수 여부를 평가하는 방법을 설명하십시오. 수신자가 가질 수있는 모든 질문에 답변 할 수 있습니다.
존경스러운 종결을 입력하고 성명 및 직함을 입력하여 편지를 닫습니다. 입력 한 이름 위에 서명하십시오.
다른 관리자가 귀하가 정보를 놓치지 않았 음을 확인하기 위해 서신을 읽으십시오.
편지를 보냅니다. 해당 법령이 법률 변경의 결과 인 경우, 해당 법령이 수령되었음을 입증하기 위해 수령인으로부터 서명 확인을 요청하는 것을 고려하십시오.
