Business Dictionary에 따르면, 문서 관리 시스템은 "문서를 구성하고 관리하도록 설계된 전자 시스템입니다. 이러한 문서는 대개 소프트웨어로 구성되어 사용자가 문서에 액세스하고 수정하고 중앙 집중식으로 저장하는 기능을 제공합니다. "회사는이 시스템을 사용하여 기록 용지 문서를 전자 파일로 변환하여 쉽게 참조하고 저장 공간을 줄입니다. 대부분의 회사는 업무와 관련된 유형의 서류를 생성합니다. 이러한 문서를 관리하는 가장 좋은 방법을 모색하면 회사의 내부 워크 플로를 향상시킬 수 있습니다.
비즈니스 문서의 수신 지점을 검토하십시오. 비즈니스 소유자와 관리자는 문서가 회사에 들어가는 방법을 결정하고이를 전자적으로 가장 잘 포착 할 수있는 방법을 결정해야합니다.
전자적으로 정보를 캡처하는 소프트웨어를 구현하십시오. 회사는 공급 업체, 공급 업체 또는 유사한 그룹과 같은 외부 당사자에게 전자 메일이나 웹 사이트를 통해 정보를 전자로 보낼 것을 요청할 수 있습니다. 이를 통해 기업은 정보를 문서 관리 시스템에 직접로드 할 수 있습니다.
직원이 종이 문서를 전자 파일 시스템으로 스캔해야합니다. 직원이 업무를 완료 한 후에 관리자는 회사의 컴퓨터 또는 서버 저장소에 모든 관련 정보를 스캔하도록 요구할 수 있습니다. 그런 다음 직원은 민감한 정보를 처리하기 위해 원본을 파쇄 할 수 있습니다.
문서 찾기 시스템을 설정하십시오. 저장된 문서를 빠르게 찾을 수 있기 때문에 직원이 과거의 정보를 검색하는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 회사는 개인이 나중에 정보를 저장하고 찾을 수있는 표준 전자 파일링 시스템을 만들어야합니다.
팁
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회사는 문서 관리 시스템을 아웃소싱하기로 결정할 수 있습니다. 기업은 정보 저장을 전문으로하므로 회사는 문서에 많은 양의 실제 저장 공간이 필요하지 않습니다.
경고
전자 문서 관리 시스템은 회사에 많은 이점을 제공하지만 단점도있을 수 있습니다. 회사는 컴퓨터 또는 서버 장애로부터 보호하기 위해 정보를 백업하는 동안 남용 또는 사기로부터 전자 정보를 보호 할 수 있어야합니다.
