구매 정책은 어떻게 작성합니까?

구매 정책을 작성하는 것은 시간 낭비처럼 보일 수 있습니다. 특히 소규모 회사에서는 그렇습니다. 그러나 모든 직원이 이해하는 정식 정책을 수립하면 운영 자금을 현명하게 사용하는 데 도움이됩니다. 성장함에 따라 서면 정책은 성공을 위해 매우 중요해질 것입니다. 구매 정책을 염두에 둔 사람들과 함께 작성하십시오. 정책을 이해할 수 없거나 프로세스가 복잡하거나 다루기 힘들다면 직원들이 좌절감을 느끼고 실수를 저 지르거나 의도적으로 정책을 무시하여 작업을 완료 할 수 있습니다.

회사를 대신하여 구매 권한을 부여 할 사람을 결정하십시오. 구매 권한에 대한 제한을 설정하고 해당 제한 이상으로 구매를 승인 할 사용자를 결정하십시오.

공급 업체 선택에 대한 지침을 작성하십시오. 입찰 프로세스가 어떻게 작동하고 각 기회에 대해 얼마나 많은 입찰가를 얻어야하는지 결정하십시오. 구매자가 입찰가를 평가하는 데 사용해야하는 모든 기준을 설명하십시오. 기준에는 가격, 품질, 보험, 공급 업체 운영 기간 등이 포함될 수 있습니다.

직원이 계약을 맺을 수있는 상황을 기술하십시오. 계약 승인 절차를 요약하고 계약 서명 권한을 할당하십시오. 최대 계약 한도를 설정하십시오. 정기적 인 서비스 계약을 평가해야하는 빈도를 규정하십시오.

공급 업체의 선물 및 식사 수락에 관한 규칙을 설정하십시오. 일부 회사는 식사는 허용하지만 선물은 허용하지 않는 반면 다른 회사는 선물을 특정 달러 가치까지 허용합니다. 일부 회사는 그룹 선물을 허용하지만 개인 선물은 허용하지 않으며 일부는 벤더 선물을 전적으로 금지합니다.

이해 상충 정책 초안 작성. 일부 회사는 직원들이 자신이 관심있는 공급 업체로부터 구매할 것을 금지합니다. 다른 회사는 친한 친구 또는 가족 구성원이 관심을 갖는 회사에 대한 금지를 연장합니다. 또 다른 사람들은 그러한 제한을 적용하지 않습니다.

기밀 유지 지침을 수립하십시오. 기밀로 간주되는 정보의 종류를 정하고이 정보를 보유한 직원이 정보를 공개하지 못하도록하는 기간을 정하십시오.

주문 시스템을 설명하십시오. 서면 작성 및 구매 주문서 발행에 대한 지침을 제공하십시오. 컴퓨터 시스템에서 최소 재고 수준을 설정하고 해당 수준에 도달했을 때 구매를 알리는 경 우,이를 수행하는 방법을 설명하십시오. 바코드 또는 기타 컴퓨터 시스템을 사용하여 비즈니스 창고에 물품을 배치하는 경우 기존 제품을 변경하고 새 제품을 설치하는 방법을 제공하십시오.

인사 접수와 같은 다른 직원이 구매 에이전트에게 분실, 손상 또는 잘못된 배송을 알리는 정책을 문서화하십시오.