하드 카피 비즈니스 서신을 보내는 경우 표준 형식의 전통적인 형식을 유지하는 것이 가장 안전합니다. 퍼듀 대학 (Purdue University)은 레터 헤드에없는 경우 자신의 이름과 주소로 시작하고 그 다음에 날짜를 기재 할 것을 제안합니다. 그 아래에 수령인의 이름과 주소를 쓰고 인사말을 작성하십시오. 많은 편지를 보내면 컴퓨터에 템플릿을 설정하여 시간을 절약 할 수 있습니다.
사실 확인
기본 사실을 잘못 이해하면 고객을 얻거나 영향을 미치지 않습니다. 에밀리 포스트 연구소 (Emily Post Institute)는 귀하가 편지를 발송하기 전에 수령인의 이름과 주소 및 사업체의 정확한 이름을 밝혀야한다고 말합니다. 수령인의 이름이 팻이나 샘과 같이 중립적이라면 가능한 한 남자 나 여자에게 편지를 씁니다. 편지를 쓸 때, 철자가 올바른지 철저히 확인하십시오.
낯선 사람에게 글쓰기
잠재적 인 고객과 같이 잘 모르는 사람에게 편지를 쓰고 있다면 적절한 경우 Ms., Mr. 또는 Dr.을 사용하여 정식으로 작성하십시오. 성별을 모른다면 "친애하는 팻 스미스"와 함께 안전하게 게임하십시오. 판매 이사와 같은 직함이있는 경우 "친애하는 세일즈 디렉터"로 인정됩니다. 그러나 Inc. 잡지는 올바른 이름을 찾을 수 있다면 더 바람직하다고 말합니다. 당신이 만난 사람이라면, "친애하는 팻"이 받아 들여질 수도 있습니다 - 당신이해야 할 판단의 전화입니다.
간결하게
비즈니스 서신을 쓸 때 간결하게하십시오. 상공 회의소 (Chamber of Commerce)에서 만난 몇몇 동료가 있다면, 동료가 그녀를 추천했습니다. Xerox의 메모를 웹 사이트에서 가져올 수 있습니다. 그런 다음 수령인을 위해 무엇이 있어야하는지 편지의 요점을 찾으십시오. 예를 들어, 판매 서한이라면, 당신에게서 구입하는 이점을 가져오고 싶을 것입니다. 이메일로 돌풍처럼 접근하지 마라. 비록 12 개의 비슷한 편지를 보내고있다해도 가능한 한 개개인으로 만들어라.
조심스럽게 단어 선택
당신이 회사 내의 누군가에게 편지를 쓰고 있다면, 인사말을 선택하는 것은 당신이 그녀를 만났는지 여부에 달려있을뿐만 아니라 감독자, CEO 또는 귀하의 부하 직원 중 어떤 사람인지에 달려 있습니다. Public World 컨설턴트 회사는 귀하의 경력에 해를 끼치기 위해 돌아 오는 것을 피하기 위해 귀하의 말을 신중하게 선택해야한다고 말합니다. 문제를 논의하거나 경고 편지를 보내는 경우에도 온화하고 예의 바른 음색을 유지하십시오. 화가 나면 쓰지 마십시오.당신이하는 말은 무엇이든 사적으로 보관하지 않을 것이라고 가정합니다. 왜냐하면 종종 그렇지 않을 것이기 때문입니다.
