회사는 종종 회계 거래 및 기록을 처리하고 유지 보수하기 위해 전산 회계 시스템을 사용합니다. 시스템은 채무, 미수금, 평가판 및 급여와 같은 모듈을 사용하여이 데이터를 흡수하고 저장합니다. 전산 회계 시스템은 특정 회사를 위해 특별히 설계되었거나 제 3 자 (예: Timberline 또는 MAS 200)에서 구매 한 것입니다. 전산화 된 회계 시스템은 많은 회사에서 유용한 도구입니다.
속도
시스템은 데이터를 신속하게 처리합니다. 정보가 급여 또는 미지급금과 같은 관련 모듈에 입력되면 시스템은이를 즉시 처리하고 저장합니다.
자동 생성
대부분의 전산화 된 회계 시스템에는 주문 입력 및 연관된 송장 생성 기능이 있습니다. 고용주는 고객의 이름, 주소, 주문 및 송장을 필요에 따라 보관할 수있는 계정을 만들 수 있습니다. 컴퓨터 화 된 시스템은 고용주가 계좌 내역서를 작성하고 인쇄 할 수있게합니다. 또한 많은 회계 시스템에는 급여 기능이있어 수표 및 보고서의 생성 및 인쇄를 비롯하여 급여 처리를 완벽하게 처리 할 수 있습니다.
적시
고용주는 필요에 따라 고객 주문, 송장 및 기타 모든 회계 거래를 인쇄 및 재 인쇄 할 수 있습니다. 또한 파일 캐비닛을 검색하여 직원 파일을 찾지 않고도 현재 주소 및 지불 금액과 같은 직원 급여 데이터를 쉽게 찾을 수 있습니다.
수동 처리 제거
전산화 된 회계 시스템은 수작업 처리를 제거합니다. 후자는 손해로 회사의 소득, 지출, 이익, 손실 및 화해를 처리하고 기록하고 오류가 발생할 여지가 많습니다. 급여 거래와 비즈니스 세금 거래 역시 수동으로 기록됩니다. 전산화 된 회계 시스템을 통해 고용주는보다 원활한 기록 관리 및 균형 프로세스를 수행합니다.
직원 동기 부여
전산화 된 회계 시스템은 종종 직원들이 새로운 기술을 배우기 위해 훈련을 받아야 동기를 부여받습니다. 또한 고용주는 소프트웨어 회사의 대표자에게 교육을 위탁 할 수 있으므로 직원 스스로 교육을 관리해야하는 부담이 줄어 듭니다.
감사 단순화
연방 또는 주 정부가 회사 감사를 결정하면 컴퓨터 회계 시스템이 프로세스를 단순화합니다. 일반적으로 감사가 실시되기 전에 감사관은 고용주에게 감사에 필요한 특정 서류를 우편으로 통보합니다. 감사의 성격에 따라 서류에는 세금 계산서, 급여 명세서 등록부 및 계정 과목이 포함될 수 있습니다.
전산 회계 시스템은 수년간의 정보를 저장할 수 있습니다. 감사원이 그것을 요구하면 고용주는 수년간의 정보를 이용할 수 있습니다. 심사 도중 감사원이 회계 문서를 자발적으로 요청하면 고용주는 하드 박스를 찾기 위해 저장 상자를 뒤적 거리지 않고 시스템에서 신속하게 회수 할 수 있습니다.
횡령 줄이기
전산 회계 소프트웨어는 직원들이 회사에서 돈을 훔치는 것을 어렵게 만듭니다. 예를 들어 급여 직원이 허용 된 금액 이상을 지불하려고 시도하면 회계 시스템에 저장된 모든 트랜잭션이 저장되므로 도난 가능성이 가장 높습니다.
