연방법에 따라 민간 부문 고용주는 현직 또는 전직 직원이 인사 파일에 액세스 할 수 있도록 허용하지 않아야합니다. 일반적으로 민간 부문 직원의 인사 파일은 고용주의 재산으로 간주되며 일부 회사에서는 직원 파일에 대한 액세스를 제한하기 위해 그러한 근거를 사용합니다. 연방 및 주 직원 (공공 부문 근로자)은 공식 인사 기록에 액세스 할 수 있습니다.
인사 파일
고용 파일 - 때로는 직원의 인사 파일이라고도 함 - 고용, 응급 연락처 정보, 취업 자격 양식, 성과 평가, 징계 및 출석 기록, 성과, 교육 및 고용 조치에 대한 관리자 및 관리자 메모와 같은 문서가 포함되어 있습니다. 고용 조치의 예로 승진과 해고가 있습니다. 경우에 따라 인사부에서 공식 고용 파일을 유지 관리하고 직원의 감독자 또는 관리자가 부서별 파일을 관리합니다. 두 파일 모두 관련 정보를 포함해야하지만 내용이 약간 다를 수 있습니다. 예를 들어 부서별 파일에는 정책 승인 및 W-2 양식과 같이 직원이 근무 첫 날에 완료 한 모든 서류 및 문서의 사본이 포함되어 있지 않을 수 있습니다.
액세스 사유
현재 직원들은 인적 자원부가 고용 관련 정확한 기록을 유지할 수 있도록 파일 검토를 요청합니다. 회사가 연례 성과 평가를 실시하는 경우 직원이 고용 된 해마다 감정 평가서 사본이 직원 파일에 있어야합니다. 마찬가지로, 출석 기록은 질병, 휴가 또는 결석으로 인해 직원 결석을 정확히 반영해야합니다. 이전 직원은 종종 파일을 요청하여 향후 취업을 위해 사용할 수있는 문서 사본을 확보합니다. 예를 들어 전 직원의 파일에 실적 및 성취와 관련된 기록이있는 경우이 정보는 이력서를 재구성하거나 예비 고용주와의 인터뷰에서 공유 할 직무 목록을 준비하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이전 직원은 고용주에게 불만을 제기하기 위해 고용 파일 복사본을 요청할 수도 있습니다.
고용주 정책
많은 고용주는 직원 기록의 공개에 관한 직장 정책을 가지고 있습니다. 직장 정책은 직원의 검열 및 복사에 사용할 수있는 기록 유형에 따라 다르며 일부 회사는 근로자가 인사 기록을 검토 할 수있는 유일한 시간으로 휴무 시간을 지정합니다. 이 주제에 관한 정책을 가지고있는 고용주는 일반적으로 직원 핸드북에 기록 액세스 방법에 관한 절을 열거합니다. 잘 기록 된 정책은 기록을 검토하는 데 필요한 단계, 직원이 액세스 할 수있는 기록의 유형, 직원이 자신의 기록을 볼 수있을 때 직원의 인사 파일에 포함 된 복사 문서에 대한 모든 요금을 설명합니다.
고용주 의무
연방법에 따라 민간 부문 고용주는 현재 또는 이전 직원에게 고용 파일 사본을 제공 할 필요가 없습니다. 파일 공개 결정은 회사 정책과 경우에 따라 인사 파일 액세스를 규제하는 주법에 따라 결정됩니다. 그러나 많은 고용주는 직원의 요청을 준수하는 이점을 알고 있습니다. 고용 파일에 대한 접근을 거부하면 고용주가 대답하기를 원하지 않는 질문 만 제기 될 수 있습니다. 고용주가 직원에게 이전에 공개 된 정확한 정보가 들어있는 직원 파일을 유지 관리하는 경우 직원이 회사를 떠난 후에 정보를 공개 할 수 있는지 여부는 의문의 여지가 없습니다. 선의로 많은 고용주가 종업원이 인사 파일에 액세스 할 수 있도록합니다. 이 관행은 고용 정책 및 기록에 대한 투명성을 보여줍니다.
연방 직원이 취업 기록에 액세스 할 수있는 접근법은 1974 년 연방 개인 정보 보호법의 일부입니다. 미국 인사 관리청 (Office of Personnel Management)은 일반적으로 연방 직원 인사 기록을 담당하는 기관입니다. 개별 주에서는 직원 기록에 대한 직원의 요청을 처리합니다.
주법
일부 주에는 직원이 인사 파일에 액세스 할 수있는 법률이 있습니다. 다른 주들도 현재 직원과 전 직원이 인사 자료를 검토하거나 복사 할 수 있는지 여부에 관해 침묵합니다. 대부분의 경우, 직장 조사에 관여 한 직원 (현재 또는 이전)은 조사와 관련된 기록을 볼 수 없습니다. 이러한 기록은 고용 파일에 보관되어서는 안됩니다. 그들은 인적 자원부의 구금 상태에 있어야하며 수사를 담당하는 인력 자원 직원 만이 수사 자료에 접근 할 수 있어야합니다.
제한된 액세스
인사 파일에 대한 직원 액세스에 관한 법률을 보유하고있는 국가는 직원에게 서면 요청서를 제출하도록 요구할 수 있으며, 일부 법률에 따라 고용주는 특정 자료에 대한 액세스를 제한 할 수 있습니다. 예를 들어, 캘리포니아 주법은 고용주가 직원 요청을받은 날로부터 21 일 이내에 현재 및 전 직원의 파일 액세스를 허용해야합니다. 이 문제와 관련하여 캘리포니아 주법을 준수하지 않는 고용주는 직원 파일에 대한 액세스 거부에 대한 벌금, 벌금 및 민사 소송 판결을받을 수 있습니다. 반면 미주리주는 직원의 인사 파일에 대한 액세스를 요구하는 주법이 없습니다.
