비상 사태 서한에는 회사 운영에 긍정적 또는 부정적으로 영향을 줄 수있는 일이 발생하면 사업부가 따라야 할 계획과 절차가 포함됩니다. 편지는 화재 나 데이터 손실에 대처하는 방법을 설명하거나 대량 주문과 같은 예기치 않은 행운에 대해 설명합니다. 전체 비즈니스를위한 포괄적 인 비상 계획에는 여러 부서가 포함될 수 있지만 비상 사태 서신은 개별 부서에서 발생할 수있는 문제에 초점을 맞추고 이러한 문제를 해결하기위한 계획을 설명합니다.
프로세스 및 작업
각 부서의 감독자는 자신이 처리하는 업무 프로세스와 그것이 감독하는 임무를 상술 한 비상 사태 서신을 준비해야합니다. 이 서신에는 부서가 수행하는 모든 업무, 의사 소통하는 모든 사람, 제공하는 결과물 및 제공 가능한 내용이 포함되어야합니다. 예를 들어, 회계 부서의 비상 사태 서신은 미수금을 기록하기 위해 회계 부서가 판매 부서와 통신하는 방법과 미지급금을 추적 할 수있는 구매 부서와의 통신 방법 및 부서가 월별 손익 계산서와 분기 별 보고서를 전달하는 방법을 보여 주어야합니다 세금 환급.
실패 지점
우발 사고 서에는 각 프로세스의 실패 지점이 포함되어야합니다. 프로세스 나 작업의 완료를 방해 할 수있는 이벤트입니다. 실패 포인트는 자연 재해에서 치명적인 데이터 손실, 동료 간의 단순한 오 통신에 이르기까지 다양 할 수 있습니다. 회계 부서의 실패 포인트를 설명하는 우발 편지에는 1 주일 분의 판매 송장 누락 또는 중요한 재무 제표를 지우는 하드 드라이브 충돌이 포함될 수 있습니다.
확률 및 영향
우발 사태 편지의 다음 부분은 실패 지점이 발생할 가능성과 그러한 실패 지점이 작업에 미칠 영향을 자세히 설명합니다. 이 편지는 어떤 실패 지점이 높은 확률을 가지지 만 최소한의 위협을 나타내는 방법을 보여줄 수 있지만 다른 실패 지점은 매우 희박하지만 심각한 결과를 초래할 수 있습니다. 회계 부서의 자동 기록 보관 시스템에 대한 우발 편지는 회사 기록을 최신 상태로 유지하지 못할 가능성이 적으나이 시스템의 오류로 인해 해당 부서의 작업에 심각한 영향을 미칠 수 있음을 보여줄 수도 있습니다.
비상 행동 계획
우발 사고 서에는 실패 지점이 발생할 경우 부서가 취할 단계를 설명하는 실행 계획이 포함되어 필요한 업무를 수행하는 동안 부서가 실패 지점을 해결할 수 있습니다. 비상 사태 서한에 설명 된 조치가 작업을 완료하는 데 가장 효율적이거나 편리한 방법이 아닐 수도 있지만 작업을 완료해야합니다. 회계 부서의 우발 사건 통지서에 실린 행동 계획에는 추락 한 하드 드라이브에서 데이터가 손실 될 경우 종이 장부 책과 계산기를 사용하는 단계가 포함될 수 있습니다.
