조달 프로세스를 간소화하려면 특정 구매 단계를 만들어 사용자가 항목을 요청할 때와받는 시점 사이의 시간을 최소화해야합니다. 현재 구매 프로세스를 기반으로 참여자를 변경하고 더 많은 구매 권한을 부여하고 특정 공급 업체 정책을 수립함으로써 시스템을 간소화 할 수 있습니다.
약점 확인
조달 프로세스 간소화의 첫 번째 단계는 왜 그렇게하고 싶은지를 확인하는 것입니다. 지나치게 많이 소비했을 수 있습니다. 직원이 필요한 장비를 기다려야하므로 생산성이 떨어질 수 있습니다. 주문을 이행 할 수있는 재료를 빨리 얻을 수 없으므로 고객이 불만을 느낄 수 있습니다. 양식 또는 효율적인 서류 작업의 부족으로 인해 병목 현상이 발생할 수 있습니다. 구매 문제가 무엇인지 알게되면 프로세스를 조사하여 문제의 원인을 파악할 수 있습니다.
중앙 집중화 또는 분산화
구매 프로세스를 간소화하는 한 가지 방법은 한 사람 또는 부서와 함께 중앙 집중화하는 것입니다. 직원이 부서 관리자에게 가서 대신 최고 운영 책임자 (chief operating officer)에 가서 누가 재무 관리자에게가는지를 묻는 대신, 직원들이 한 조달 에이전트에 직접 요청을 제출할 수 있도록합니다. 한 사람이 일정을 책임지고 있기 때문에 승인 된 구매를하는 데 걸리는 시간을 줄일 수 있습니다.
그러나 이러한 유형의 중앙 집중식 구매 프로세스가 이미있는 경우 문제가 될 수 있습니다. 이는 구매 요원이 연구해야하는 요청으로 압도되었을 때 발생할 수 있습니다. 이 경우, 부서장에게 먼저 구매 승인을 요청한 다음 재무 부서에 제출하십시오. 이러한 유형의 시스템을 최대한 활용하려면 모든 양식에 대해 "만기일"날짜를 작성하여 모든 관계자가 주문이 만기 될 때 알 수 있고 책임을 질 수 있음을 확인하십시오.
구매 권한 증가
구매 합리화를위한 또 다른 방법은 더 많은 직원에게 구매 권한을 부여하는 것입니다. 특정 직원이 어떤 상품 및 서비스를 구매할 수 있는지, 그가 구매할 수있는 금액에 대한 상한선 및 그가 사용할 수있는 업체와 같은 특정 매개 변수를 설정하지 않으면 과다 지출로 이어질 수 있습니다. 직원이 사무용품과 같이 일반적으로 승인 된 정기 구매품을 구입할 수있는 권한을 부여합니다. 개인 직원이 회사 신용 카드 사용을 통제 할 수있는 경우 구매 담당 직원에게 카드를 발행하여 회계 부서에 수표 또는 신용 카드 구매를 요청하지 않고도 온라인, 벽돌 및 전화 또는 전화 구매를 할 수 있습니다. 회사 신용 카드 사용에 대한 엄격한 회사 정책을 수립하십시오.
사전 승인 공급 업체
직원이 구매할 때마다 공급 업체를 조사하고 확인해야하는 경우 사용할 수있는 승인 된 공급 업체 목록을 작성하십시오. 이를 통해 아는 공급 업체와 협력하고 공급 업체 할인으로 이어질 수있는 대량 구매를 할 수 있습니다. 승인 된 공급 업체를 통해 구매 시스템을 설정하여 직원이 구매할 때마다 신용 보고서를 실행할 필요가 없습니다. 공급 업체에게 구매할 수있는 직원 목록을 제공하거나 선택한 직원에게 제공하는 구매 코드를 사용하십시오. 직원이 업무에 대해 여러 입찰을해야 할 때 사용할 수있는 제안서 양식 또는 서식 파일에 대한 요청은 직원이 입찰 문서를 만들지 않아도되므로 프로세스가 간소화됩니다.
구매 일정 계획 개선
미리 특정 상품 및 용품을 구입해야한다는 것을 알고있는 경우, 회사에서 느린 시간에 이러한 구매를 예약하십시오. 이를 통해 서류 작업의 바다에서 길을 잃은 구매를 줄이고 부서별 문의 및 신속한 요청이 필요합니다. 부서 관리자에게 배달 날짜를 포함하여 분기 별 구매 요청을 제출하고 구매 대행사에게 구매할 수있는 캘린더를 만들어 보도록하십시오.
