모든 비즈니스 환경에서 회의가 불가피합니다. 더 많은 시간, 사람들은이 모임에 참석해야한다는 것을 두려워서 그들을 봅니다. 어쩌면 회의가 열리기위한 명확한 이유가 없거나 회의에서 해결 된 것 같지 않을 수 있기 때문에 너무 오래 실행되기 때문일 수 있습니다. 그들은 효과적인 회의의 5P를 충족시키지 못하고있다: 목적, 제품, 참가자, 가능한 문제 및 프로세스.
목적
회의의 목적은 회의를 개최해야하는 이유, 참석자가 논의해야 할 주요 목표 또는 주요 목표로 정의됩니다. 논의 할 문제가 없으면 회의를 부를 이유가 없습니다. 명확한 목적이없는 회의는 모든 사람의 시간 낭비입니다.
생성물
회의 결과는 모든 것을 말하고 끝낼 때 달성되어야하는 바람직한 결과를 설명합니다. 이것은 회의의 원하는 결과 일뿐만 아니라 회의 중에 논의되는 향후 회사 프로젝트 및 상품의 바람직한 결과이기도합니다. 회의의 제품을 앞에 놓으면 회의 진행 상태를 유지하고 대화의 목적을 충족시키지 못하는 과목으로 대화를 방해합니다.
참가자
회의 참석자는 관여해야하는 사람들 만 포함하고, 관점이나 일자리를 가진 사람들은 회의의 목적과 제품에 직접적인 영향을 미칩니다. 예를 들어, 병원 의료진은 병원 컴퓨터 시스템에 관한 회의에 참석하지 않을 것입니다. 그러나 간호사와 의사는 건강과 질병 문제 또는 회의와 관련된 회의에 참석하여 지속적인 교육 단위 (CEU)를 받고 그들의 면허를 최신 상태로 유지해야합니다.
예상되는 문제
가능한 문제는 참가자들 사이에서 발생할 수있는 우려 사항, 의제에있는 항목의 현재 상태에서 볼 수있는 문제 또는 회의 중에 제기 된 잠재적 인 솔루션으로 예상되는 문제입니다. 예상되는 문제에는 회의 준비 중에 예고되지 않은 실수를 포착하는 것도 포함됩니다. 예를 들어, 누군가가 의제에 열거 된 문제에 대한 가능한 해결책을 제시하고 있습니다. 회의에서 누군가 하나 또는 두 개의 사실이 빠져 있음을 알 수 있으며, 이러한 사실이 회의 결과 또는 해결책에 지대한 영향을 미칠 수 있습니다. 문제는 프로젝트 비용이나 프로젝트 완료에 소요되는 시간에 문제가 될 수 있습니다.
방법
회의 프로세스에는 회의를 계속 진행하고 회의 목적을 달성하는 데 필요한 단계가 포함됩니다. 또한 미래 프로젝트를 성취하기위한 계획 수립 및 완공을 향한 추적을 유지하는 상품을 포함 할 수 있습니다. 사전에 단계별로 프로세스를 나열하면 모든 사람이 회의, 프로젝트 또는 머천다이징의 목적과 결과를 달성 할 수 있도록 할 수 있습니다. 그것은 회의 진행 상황을 추적 할 수있는 방법입니다.
