교육 매뉴얼, 비즈니스 프로세스 또는 핸드북을 업데이트해야하는 경우 완벽한 차량은 교육 메모입니다. 메모 형식을 사용하면 수신자를 대상으로하고 적시의 후속 정보를 포함 할 수 있으며, 새로운 법적 고려 사항이나 필수 단계가 기존 프로세스에 추가 된 상황에서 특히 유용합니다. 몇 가지 간단한 단계를 따르면 메모가 일반적인 함정을 피하면서 명확하고 간결하게 의사 소통하도록 할 수 있습니다.
잠재 고객을 식별하십시오. 이렇게하면 메모에 가장 적절한 정보를 포함 할 수 있습니다. 예를 들어, 3 층에서 새 복사기를 사용하는 방법을 설명하기 위해 글을 쓰고 있다면 건물의 모든 직원에게 메모를 보내지 마십시오. 또는 법률 사무소에서 선서 진술서를받는 방법에 새로운 법률이 적용되는 경우 유지 보수 팀을 포함시킬 필요가 없습니다.
주제를 소개하십시오. 처음 몇 줄은 독자들에게이 메모가 왜 중요한지 알게해야합니다. 이전 프로세스가 무엇인지 또는이 업데이트가 적용되는 현재 프로세스와 업데이트 이유를 알려주십시오.
새로운 단계 또는 요구 사항을 요약하십시오. 한 단계의 제목 만 사용하고 설명을 간결하고 집중하십시오. 업데이트 된 정보뿐만 아니라 더 이상 수행하거나 수행해서는 안되는 이전 단계 나 프로세스도 포함하십시오.
타임 라인을 포함하십시오. 새로운 정책이 언제 효력을 발휘하는지 고객에게 알리십시오. 즉각적인 변경이라면 이전 절차에 대한 유예 기간이나 과도기 절차가 있는지 명확하게 명시하십시오. 예를 들어 부재 중 휴가를 요청하는 새로운 양식이있는 경우 직원에게 이미 처리중인 요청이 어떻게 처리되는지 알려줍니다.
후속 조치로 닫습니다. 메모가 끝나면 귀하의 문서에서 질문에 답을 얻지 못했을 때해야 할 일을 청중에게 알리십시오. 여기에는 추가 문서에 대한 링크 또는 전화 할 수있는 연락처가 포함될 수 있습니다. 훈련 메모가 일련의 업데이트의 일부인 경우 다음 업데이트가 준비 될 때를 명시하십시오.
팁
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메모를 하나의 기본 주제로 제한하십시오. 두 번째 사람 (당신)을 사용하여 청중과 직접 이야기하십시오.
