계절성, 24 시간 서비스 기대치 및 끊임없이 변화하는 환경에 적응하는 능력은 효율적인 호텔 운영에 필수적인 조직 된 워크 플로우를 만듭니다. 업무 활동은 때로는 매끄러운 순서로 진행되지만 바쁜 시간에는 동일한 활동이 중복 될 수 있습니다. 이를 통해 효율적인 커뮤니케이션 시스템을 조직 된 호텔 워크 플로우로 이동하는 규칙, 라우트 및 역할의 중요한 부분으로 만듭니다.
워크 플로 계획
각 부서 또는 영역을 식별하고 텍스트 상자를 사용하여 작업 순서를 묘사하고 화살표와 숫자를 연결하여 워크 플로의 방향을 식별하는 수직 워크 플로 다이어그램을 만듭니다. 소규모 호텔의 경우 고객, 프론트 데스크 및 하우스 키핑 부서가 포함될 수 있습니다. 예를 들어, 다이어그램은 방을 각 구성 단계로 예약하지 않습니다. 게스트는 예약을하고 확인을 받고 프런트 데스크 직원이 체크인을 처리하는 프런트 데스크에 도착합니다. 손님이 체크 아웃하면, 프론트 데스크는 체크 아웃을 처리하고 하우스 키핑을 알립니다.
작업 분석
호텔 업무 환경에서는 업무와 책임이 겹쳐 야 할 때가 있습니다. 워크 플로 다이어그램을 참조로 사용하여 각 교대 중에 수행되는 작업을 분석하여 인력 수요를 더 잘 예측하십시오. 예를 들어 3 교대 프런트 데스크 직원은 가벼운 관리 업무 및 예약 데이터베이스 업데이트 또는 이메일 응답과 같은 추가 관리 작업을 처리 할 수 있습니다. 따라서 일일 하우스 키핑을 예약 할 필요가 없으며 일차 및 이직 직원을위한 시간을 확보 할 수 있습니다.
직원 일정 수립
종업원 스케줄링과 업무 마감일은 모두 유연해야합니다. 예를 들어, 평상시의 체크인 시간이 정오 인 경우, 청소는 방을 깨끗하고 준비해야합니다. 그러나 바쁜 시간에 일정을 조정하거나 임시 직원을 고용해야합니다. 프론트 데스크 직원에게도 마찬가지입니다. 하루 중 두 사람과 하룻밤 사이에 두 사람을 일반적으로 예약하는 경우 바쁜 시간에 중복 적용을 제공하기 위해 작업 일정을 조정해야 할 수도 있습니다.
통신 계획
체계적인 호텔 업무 흐름을 위해서는 훌륭한 커뮤니케이션 계획이 필요합니다. 워크 플로 다이어그램을 검토하고 중요한 통신 지점을 식별하십시오. 예를 들면 교대 근무 회의, 전화 절차, 가사 비상 사태 및 손님이 숙박 중에 부수적 인 구매를 업데이트하는 절차가 있습니다. 예를 들어, 하우스 키핑 직원은 게스트가 객실의 냉장고에서 물건을 제거 할 때 프론트 데스크에 알려야합니다. 워크 플로 변경을 알리는 절차를 포함하여 간과되는 부분이 없는지 확인하십시오. 또한 통화 중 직원에게 양방향 라디오 또는 휴대폰과 같은 추가 장비를 구입해야 할 수도 있습니다.
