전자 메일과 기타 의사 소통 수단이 의식의 가장자리에 종이 편지를 밀어 넣었을 수도 있지만 편지 쓰기 기술이 죽었다는 것을 암시하는 것은 잘못된 것입니다. 반대로 기업에서는 매일 문자를 사용하여 정보를 보내고 고객에게 중요한 조건을 전달하고 수신자가 볼 수있는 것을 제공합니다. 준 공식 서한은받는 사람을 알 때 알맞지 만 친구는 아닙니다.
세미 형식이 올바른 형식입니까?
비즈니스 서신을 준비 할 때 항상 수령인을 고려하십시오. 준 공식 서한은 수령인을 알고 있거나 정기적으로 그 사람과 통신 할 때 적절합니다 (예: 회계 장부를 담당하는 회계사 또는 주요 공급 업체의 사무실 관리자). 그 사람을 전혀 모르는 경우 정식 편지 스타일을 선택하십시오. 반 형식 문자는 비공식 문자보다 더 정중합니다. 정부 규제 당국에 보낼 수있는 공식 편지 유형과 친구에게 쓸 수있는 편안한 편지 스타일 사이의 교차점으로 생각하십시오.
표준 비즈니스 문자 형식 따르기
세미 형식 문자는 표준 비즈니스 문자 형식을 따릅니다. 중립적 인 음색을 만들기 위해 수정할 언어 만 있습니다. 비즈니스 레터 헤드와 함께 인쇄 된 편지지를 선택하고 페이지의 왼쪽 상단에 수신자의 이름과 회사 주소를 적습니다. 따라서 공급 업체의 CEO에게 편지를 보내는 경우 내부 주소는 다음과 같이 표시됩니다.
캐서린 토랜스 (Catherine Torrance) CEO
Acme Company
123 Acme Street
버틀 스빌, 오클라호마 주 74003
다음으로, 월 - 일 - 연도 형식으로 날짜를 씁니다. 그 달을 한 마디로 쓰는 것은 통상적 인 비즈니스 문서 작성에 있습니다. "2018 년 3 월 28 일"
인사말 선택
"Dear Mr. / Mrs./Miss/Ms. Surname:"여러 수신자의 경우 모든 수신자의 이름을 나열하십시오. "친애하는 Ms. Tomaker, Mr. Bennett 및 Dr Toulson-Smith: "이름을 쓰지 마십시오. 그것은 무례한 것으로 간주됩니다. 수신자의 이름을 모르는 경우 온라인 조사를 통해 발견하십시오. 최후의 수단으로 만 "Dear Sales Director:"와 같은 일반적인 인사말을 사용하십시오. 이 시나리오에서는 "친애하는 각하"또는 "친애하는 부인"이라는 귀하의 편지에 회부하고 공식적인 어조를 사용하는 것이 바람직합니다.
선명도를위한 몸체 구성
편지 본문은 예의 바르고 중립적 인 말투를 써야합니다. 공식적인 단어 대신 일상적인 단어를 사용하십시오. 예를 들어 "furthermore"대신 "also"를 사용하고 "but"대신 "but"를 사용하십시오. 당신의 회사의 집 스타일에 맞는 한 "나는", "하지 않았다", "하지 않을 것"과 같은 수축은 준 공식 서한에서 괜찮습니다. 왜 당신이 글을 쓰는지 그 이유를 설명하고 논리적 인 방식으로 2 ~ 4 단락의 나머지 점을 단락마다 하나씩 작성하십시오. 수령인의 시간을 존중하고 가능하면 짧고 신속하게 편지를 보관하십시오.
무료 닫기 작성
준 공식 서한을 반올림하기위한 다양한 옵션이 있으므로 아래 목록에서 정중하고 근사한 마감을 선택하십시오.
- 정중하게 당신,
- 네가 진정으로,
- 감사합니다.
- 진정으로,
- 진실로,
- 기원합니다.
이름과 직함을 입력 한 다음 문자를 인쇄하고 닫는 이름과 입력 한 이름 사이의 공백에 이름을 서명하십시오.
준 공식 서한의 예
이 모든 것을 종합 해 보면, 다음은 짧은 준 공식 서한의 예입니다.
친애하는 Mears:
저는 2019 년 산업 판매 컨퍼런스에서 초청 연사와 워크숍 진행자로 공식적으로 초대합니다.
이 회의의 주제는 "판매: 기술 파동"입니다. 그것은 10 월 3 일부터 5 일까지 2019 년 뉴 올리언즈의 Ernest N. Morial 컨벤션 센터에서 열릴 예정입니다.
귀하의 정보를 원하시면 Intelligent Sales의 Katerina Houlden이 기조 연설자가 될 것입니다. 그녀의 프리젠 테이션 주제는 "Mastering Sales Big Data"입니다. www.indsalescon.net의 컨퍼런스 포털에 로그온하면 현재 초안 프로그램과 연설과 워크샵에서 잠정적으로 다루는 특정 주제를 볼 수 있습니다.
올해 4,000 명과 80 명 규모의 출석률을 자랑하며 올해도 출석률이 가장 높을 것으로 예상됩니다. 이 권위있는 행사에 기여할 수 있다면 기쁘고 영광입니다.
5 월 30 일까지 친절하게 답장을 보내 주시면 감사하겠습니다. 거기에서 필요한 추가 정보를 제공해 드릴 수 있습니다.
기원합니다.
제인 도우
