회계 부서는 책임, 부서 또는 정부 기관을 식별하기 위해 다양한 머리 글자 어를 사용합니다. 일부 약어는 산업별로 구분되지만, 다른 약어는 보편적으로 존재합니다. A / P는 대부분의 회사에서 "미지급금"부서를 나타냅니다.
직책
채무 부서는 여러 사람의 감독 수준에서 한 사람에서 많은 사람들에게 크기가 다양합니다. 채무자는 청구서의 데이터를 회계 시스템에 입력하고 인보이스와 백업 문서를 대조합니다. 채무 관리자는 채무 직원의 업무를 감독하고 다른 부서의 인보이스 지불 또는 공급 업체 잔액에 대한 문의에 응답합니다. 채무 관리자는 부서 내 개별 역할을 계획하고 부서 비용을 예산 책정하고 의사 결정시 다른 회사 관리자와 협력하여 부서를 이끌게됩니다.
책임
미지급 부서는 일정에 따라 인보이스를 지불해야합니다. 많은 공급 업체가 특정 기간 내에 인보이스 지불에 대한 할인을 제공합니다. 미지급금 부서에서는 할인 날짜와 함께 기한을 모니터링하여 회사에서 가장 큰 할인을받을 수 있도록합니다. 미지급 부서는 지불 전에 각 인보이스가 정확한지 확인해야합니다. 채무 부서는 수표에 대한 경영진의 서명과 함께 수표 인쇄를 조정합니다. 수표와 송장도 잠근 상태로 보관해야합니다.
내부 통제
미지급금 부서를 통해 돈이 바뀌기 때문에 내부 통제가 최우선 적이어야합니다. 수표의 기본적인 보호는 백지 수표를 잠그고 키에 대한 액세스를 제한하여 수행됩니다.송장 확인은 각 송장이 정확하고 유효한지 여부를 결정합니다. 직무는 여러 팀 구성원으로 나누어 져있어 다른 팀원의 검토없이 한 팀 구성원이 전체 시스템에 액세스 할 수 없도록합니다.
프로세스 개선
인쇄 수표는 종종 수작업으로 봉투를 채우는 것과 같은 지루한 작업에 인력이 필요합니다. 프로세스 개선으로 인해 부가가치가없는 업무에 종사하는 직원의 필요성이 줄어들고 직원들이 분석 업무에 집중할 수 있습니다. 전자 지불 및 전자 승인 시스템의 사용이 개선되었습니다.
