전문 회사 간 메모를 작성하는 방법

메모는 정보를 간결하고 목적에 맞게 전달해야합니다. 이 말도 안되는 스타일은 비록 당신이 글쓰기의 가능성을 땀을 흘리고 있다고해도, 당신이 당신의 책상 위에 가지고있을 수있는, 노동 집약적 인 다른 글쓰기 프로젝트의 환영받을만한 구제점을 발견해야합니다.

제목 쓰기

"To:", "From:", "Date:"및 "Subject"가 별도의 줄에 포함 된 표준 표제를 작성하여 메모를 시작하십시오. 청중 전체를 대상으로 메모를 보급하는 것이 아니라 일부 부서에 메모를 보급하기를 바라는 독자층을 생각해보십시오. 형식적인 제목을 사용하면 독자는이를 신속하게 스캔하고 관련성에서 주제까지 중요한 정보를 처음부터 수집 할 수 있습니다.

귀하의 목적을 진술하십시오

가능한 가장 간단한 용어로 글쓰기의 목적을 명확하게 기술 한 짧은 글을 작성하십시오. 원한다면 어떤 성격을 주입하지만이 추가 사항을 간략하게 유지하십시오. 예를 들어, 발표 할 때 "특히 길고 철저한 검색을 수행 한 후에 ABC Company가 곧 출시 될 마케팅 활동을 안내하기 위해 XYZ Writers Group을 고용했다고 발표하게되어 매우 기쁩니다."

정교하고 정밀하게

메모의 내용을 2 ~ 3 개 단락 만 사용하여 개회 진술 문에 자세히 설명하십시오. 예상 질문 중요하다; 당신은 당신의 메모가 답을 제공하는 것보다 더 많은 질문을 생성하는 것을 원하지 않지만, 메모는 철저한 360도 공개를위한 포럼이 아닙니다. 직원들이 알아야 할 정보와 알아야 할 정보를 계층적인 방식으로 구성하십시오. 마지막으로, 메모는 주제에 대한 "최종 단어"로 거의 사용되지 않는다는 점에 유의하십시오. 사실, 때로는 모든 활동을 모션으로 설정합니다. 따라서 메모 본문의 마지막 단락을 "다음 단계"또는 "다음에 수행 할 작업"에 할애하십시오. 예를 들어,이 경우 작성자 그룹을 직원에게 소개 할 때이를 공유 할 수 있습니다.

스타일에 가까운

낙관적 인 메모로 메모를 닫습니다.직원이 따라야한다는 암시 적 메시지를 보내고 있다는 것을 깨닫게됩니다. 예를 들어, "나는 내가하는 것처럼 앞으로 우리 회사의 역사에서이 흥미 진진한 장을 나설 것을 고대합니다. 계속 열정과 헌신을 기원합니다."

첨부 파일을 가리 키십시오.

메모 하단에 표기법을 포함 시키십시오. 관련 첨부 파일예를 들어 직원들이 읽기를 원하는 문서 또는 사용자가 따라야하는 새로운 절차와 같은 간단히 "Attached:"라는 단어를 쓰고 정보를 간략하게 요약하십시오. 이 예에서는 직원이 그룹의 스타일과 업적을 잘 파악할 수 있도록 작성자 그룹의 이전 마케팅 프로젝트에 대한 개요를 포함하고자 할 수 있습니다. 직원들이이 정보를 어디에서 찾을 수 있는지 명시하십시오. 예를 들어, 게시판에 메모의 종이 사본을 게시하거나 회사 전체에 전자 메일로 보낼 때 직원이 첨부 파일에 액세스하는 방법을 이해했는지 확인하십시오.