오늘날 기업들은 효과적인 의사 소통을 용이하게 할 수있는 많은 도구를 사용할 수있어서 운이 좋았습니다. 메시징 응용 프로그램에서 화상 통화 및 온라인 팀 공동 작업 플랫폼에 이르기까지 동료, 고객, 파트너 및 비즈니스 관계자와 의사 소통 할 수있는 방법이 부족하지 않습니다. 기업이 일상적인 프로세스에 통합 할 수있는 여러 가지 통신 시스템이 있지만 사용되는 플랫폼에 관계없이 효과적인 의사 소통의 품질은 여전히 필요합니다.
대화에 신중하게 들어라.
청취는 효과적인 의사 소통에 필요한 핵심 요소입니다. 업무상 적극적인 청취를 실천하는 것이 중요합니다. 즉, 누군가의 말을 듣고 이해하도록 노력하는 것입니다. 동료가 고객과 관련된 문제에 관해 이야기하고있는 경우 해결책을 제시하기 전에 세부 사항을 이해하는 것이 중요합니다.
사람들은 자신이하는 말을 경청하지 않는 사람과 대화하는 것을 좋아하지 않습니다. 동료를 적극적으로 표시하려면 대화의 일부를 반복하거나 다시 말하면서 고객과의 상황을 이해할 수 있습니다. 세부 사항을 명확히하기 위해 질문하는 것도 적극적으로 듣고 큰 그림을 포괄적으로 이해하는 방법입니다.
잠재 고객 이해하기
청중에 따라 메시지를 수정하는 것이 효과적인 의사 소통의 기준입니다. 한 사람에게해야 할 말은 조직에서의 역할과 주제에 대한 지식에 따라 다른 사람에게 맞지 않을 것입니다. 효과적으로 메시지를 전달하려면 잠재 고객에게 맞는 언어, 음색 및 매체를 변경해야합니다.
예를 들어, 조직의 중역과 대화하는 방식은 메시지의 내용이 같더라도 동료와 대화하는 방식과 다를 수 있습니다. 어떤 사람들은 동료들과 캐주얼 비즈니스 언어를 사용하면서 상급자와 더 공식적인 언어를 사용합니다. 귀사의 문화는 내부 및 외부 이해 관계자와 의사 소통하는 방식에도 영향을 미칩니다.
간결하고 완전하며 정확해야합니다.
간결하고 정확한 의사 소통을 제공하면 반복과 좌절을 피할 수 있습니다. 통신에서 불필요한 세부 사항을 제거함으로써 오해의 가능성을 줄일 수 있습니다. 요즘에는 사람들의주의 집중 시간이 짧기 때문에 메시지를 10 분 안에 전달하는 것이 30 분보다 효과적입니다. 예를 들어 영업 기회에 관해 고객과 만난다면 프레젠테이션을 가능한 간결하게 유지하여 시간을 존중한다는 사실을 보여줍니다.
효과적인 의사 소통은 짧고 간결하지만, 완성되어야합니다. 이것은 메시지가 모든 관련 사실을 포함해야하고 논리적으로 조직되어야하므로 따라하기 쉽다는 것을 의미합니다. 말하고있는 사람에 따라 지식의 특정 측면을 가정하고 알 수없는 세부 정보를 제공 할 수 있습니다. 메시지의 완전한 의미를 제공하는 것이 효과적인 의사 전달의 열쇠입니다. 예를 들어, 새로운 비즈니스 파트너와 협력하고 이들로부터 소모품 구매에 관해 논의하는 경우, 필요한 재료의 모든 사양을 제공하는 것이 필수적입니다. 귀중한 정보를 제공하지 않으면 공급 업체가 올바른 부품을 제공하지 못할 수 있으며 이로 인해 좌절, 지연 및 불량한 관계가 발생할 수 있습니다.
과장없이 사실을 제공하는 것은 훌륭한 의사 소통 기술의 특성 중 하나이며 모호함과 혼동을 피합니다. 예를 들어, 고객이 직원과 관련된 불만 사항을 처리하는 경우, 문제를 이해하기 위해 양 당사자로부터 의견을 얻어야합니다.
메시지에 피드백 반영
효과적인 커뮤니케이션에는시기 적절한 피드백을주고받는 것이 포함됩니다. 피드백은 메시지를 정확하게주고 받았는지 여부에 관계없이 대화 할 상대방과 상대방 모두를 표시하는 데 도움이됩니다. 피드백이 완전히 벗어난 경우, 이는 효과적으로 의사 소통하지 못했거나 수신자가 사용자의 의미를 완전히 이해하지 못했음을 나타낼 수 있습니다.
비즈니스 환경에서 피드백은 팀에서 일할 때 중요합니다. 예를 들어, 경영직에있는 경우 직원에게 실적, 역할 및 고객과의 의사 소통 기술에 대한 건설적인 피드백을 제공해야합니다. 피드백은 또한 회사의 사기를 북돋고 우정을 증진시킬 수있는 칭찬을 제공합니다.
피드백을 제공하는 것 외에도 효과적인 커뮤니케이션에는 수신을 요구합니다. 건설적인 피드백은 직장에서의 성과를 향상시키는 데 유용합니다. 예를 들어 전사적 인 회의에서 연설을 담당하는 경우 연설 후 담당 직원에게 핵심 인사에게 의견을 물어보십시오. 이들의 의견은 연설이 메시지를 효과적으로 전달할 수 있는지 여부를 알려주고 직원이 의사 소통하고자하는 요점을 직원이 이해 한 경우에 표시합니다. 그들의 의견은 또한 의사 소통 기술을 향상시킬 필요가있는 영역을 보여줍니다. 예를 들어 비판이 연설이 너무 길다는 것이었다면, 다음 번에는 의사 소통을보다 간결하게 할 수 있다는 것을 알고 있습니다.
회화를 통해 존경을 표시하십시오.
소통하는 사람들을 존중하는 것은 효과적인 의사 소통을위한 중요한 기준입니다. 당신이 그들과 그들의 아이디어에 대한 존경심을 나타내면 사람들은 당신과 함께 할 동기가 있습니다. 예를 들어 처음으로 잠재 고객과 만나는 경우 이름을 사용하여 고객에게 주소를 지정함으로써 존경심을 표시 할 수 있습니다. 시간을내어 자신의 사업에 관해 읽고 대화에서 다루는 시간은 귀하가 존경하는 잠재 고객을 보여주기 위해 먼 길을 간다.
전화로 비즈니스 파트너와 대화하는 경우, 가까이에있는 대화에 집중하여 존경심을 표시하십시오. 전자 메일을 확인하거나 전화로 이야기하면서 웹을 탐색하는 대신, 전화 통화 도중에 상대방과 통화하는 것은 정중 한 행동입니다.
동료들과 이메일을주고받을 때 메시지를 교정하기 위해 몇 분이 걸립니다. 따라서 오타와 철자법 또는 문법적인 실수가 없습니다. 신중하게 메시지를 구성 할 시간을 들여 존경심을 표시하십시오.
비언어적 인 커뮤니케이션을 잊지 마라.
우리가 사용하는 말은 우리가 전하는 메시지의 10 퍼센트도 채 못합니다. 즉, 비언어적 인 신호는 효과적인 의사 소통에 중요합니다. 목소리의 음색은 의사 소통 할 때 느끼는 방식을 보여줍니다. 예를 들어 친근감을 얻으려면 친근감을 느껴야합니다.
손짓, 자세 및 신체 언어는 단어의 의미를 전달하는 데 도움이됩니다. 당신의 무기를 넘어서는 것은 당신이 방어하려는 것 또는 당신이 연결하려고하는 눈을 마주 치게하는 쇼를 만드는 동안 닫혔다는 신호입니다.
말하고있는 사람이 전달하는 비언어적 인 신호에주의를 기울이십시오. 자세, 음색 및 신체 언어는 자신이 말하는 내용에 대한 느낌을 보여주고 의사 소통 방법을 안내해줍니다.
양호한 통신 시스템의 요구 사항
우수한 통신 시스템을 사용하려면 현재 작업중인 통신 시스템을 올바르게 선택해야합니다. 전화, 메시징, 이메일 및 개인 정보와 같은 다양한 옵션을 사용할 수 있으므로 대화 주제에 가장 적합한 미디어를 선택해야합니다. 예를 들어, 상사에게 자신의 직책을 사퇴하거나 인상을 요청하는 내용의 텍스트를 보내지 마십시오. 그러한 종류의 중요한 대화는 직접 이루어져야합니다. 마찬가지로 시간과 리소스를 절약하기 위해 전자 메일로 통신 할 수있는 사소한 비즈니스 문제에 대해서는 직접 회의가 필요하지 않습니다.
