업무용 전자 메일에 회신하는 방법

잠재 고객, 잠재 고객, 보스 또는 동료의 비즈니스 이메일에 대한 응답을 신중하게 작성하면 원하는 반응과 응답을 보장 할 수 있습니다.

작가를 이해하십시오.

이 이메일이 누가 이메일을 작성했는지 자세히 살펴보십시오. 형식의 수준 당신은 응답하는 데 사용합니다. 예를 들어 이메일 에티켓 전문가 인 린제이 폴락 (Lindsay Pollak)은 형식적이며 정중 한 언어를 사용하여 공식 언어를 사용하는 이메일에 응답 할 것을 제안합니다. 발신자가 비공식적 인 음색을 사용하는 경우보다 편안한 음색을 사용하지만 전문적으로 유지하십시오.

결과 결정

무엇을 알아 내라. 독자가 취해야 할 행동 일단 응답하면. 예를 들어 잠재 고객에게 응답을 보내는 경우 구매를 원할 수 있습니다. 그러나 사장에게 답장을 보내면 자신이 전문적이고 능력있는 사람이라고 생각하길 바란다. 사람들에 대한 회신 고객 서비스 문제 그의 요구가 충족되었다고 느끼는 행복한 고객이되어야합니다.

팁

논쟁의 여지가있는 이메일에 응답하기 위해 진정 될 때까지 기다리십시오.

문장 1의 결과를 기술하시오.

응답의 첫 번째 문장을 다음에 사용하십시오. 달성하고자하는 것을 설명하다예를 들어, 고객이 불만 사항이있는 전자 메일을 보내는 경우 첫 번째 문장을 사용하여 문제를 해결하고 고객이 구매에 만족하고 만족할 수 있다고 느끼고 있다고 말하십시오.

귀하의 포인트 만들기

이제 첫 번째 문장을 어떻게 할 것인지 계획하는 방법을 설명 할 차례입니다. 용도 작은 단락 귀하의 포인트를 만들 수 있습니다. James는 당신의 답안에서 설명하는 아이디어를 뒷받침하는 증거를 사용하도록 권장합니다. 필요한 주제와 조치에 따라 증거는 사실을 지적하는 것처럼 간단 할 수도 있고 주제와 관련된 여러 세부 사항을 제공하는 것만 큼 포괄적 일 수도 있습니다. 예를 들어, 사장이 왜 비용 승인을 원하는지 묻는다면, 비용 승인이 일반적으로 부서 나 회사에 어떻게 도움이되는지에 대한 사실 또는 두 가지를 제공하십시오.

행동 촉구 제공

마지막 문장을 사용하여 독자가 다음에하고 싶은 것을 다시 말해라.. 이 문장은 당신의 시작 단락과 함께 진행되어야합니다. 예를 들어 고객을 행복하게 만들기 위해 문제를 해결하기 위해 수행 할 단계를 설명하십시오.

사인 오프

마지막으로, 사인 오프 단어수신자가 전자 메일의 끝에 도달했음을 알 수 있도록 "최고"또는 "감사합니다"와 같이 포브스의 스태프 작가 수잔 애덤스가 제안합니다. 이름을 추가하고 모든 이메일에 비즈니스 서명을 포함하십시오. 서명에는 전화 번호와 웹 사이트 주소를 포함한 귀하의 성명, 회사 이름 및 연락처 정보가 포함되어야합니다.