많은 사람들에게 많은 수의 전화 번호를 기억하는 것은 불가능한 일입니다. 누군가가 사무실에 전화를 걸면 지금 바로 전화 번호를 알아야하며, 전화 번호부를 유지하는 것이 가장 좋습니다. 대형 사무실에는 전자 전화 번호부가있는 복잡한 전화 시스템이있을 수 있지만 대부분의 사무실에서는 이러한 정교한 작업이 필요하지 않습니다. 아주 적은 노력으로 간단한 사무실 디렉토리를 만들어 필요한 모든 정보를 손쉽게 활용할 수 있습니다.
필요한 항목
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컴퓨터
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스프레드 시트 소프트웨어 또는 Google 문서 도구 계정
새 스프레드 시트를 만들고 이름을 "Office Directory"로 지정하십시오. 스프레드 시트를 사용하면 중앙 전화 번호부 시스템을 갖추기에 충분하지 않은 사무실의 전화 번호부를 쉽게 설정할 수 있습니다.
스프레드 시트에 이름, 사무실 번호, 전화 번호의 세 가지 열 머리글을 추가합니다. 원하는 경우 스프레드 시트에 열을 추가하고 이메일 주소 및 팩스 번호를 쉽게 추적 할 수 있습니다.
동료에게 온라인 스프레드 시트를 사용하는 경우 디렉터리 (또는 링크)를 보내고 자신의 올바른 정보를 입력하고 다시 보내 줄 것을 요청합니다. 이 정보 중 일부는 사무 보조원이 귀하에게 즉시 정보를 입력하도록 요청할 수 있습니다.
결과를 모든 변경 사항과 함께 단일 스프레드 시트에 대조하십시오. 이제 사무실에 전화 번호부가 있습니다.
전화 번호부를 인쇄하거나 일반 사무실에서 전자 메일로 보내십시오. 더 적은 번거 로움없이 전화 번호부를 배포하는 쉬운 방법은 아래의 팁을 참조하십시오.
팁
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사무실 전화 번호가 비교적 자주 변경되므로 Google 문서 도구와 같은 온라인 스프레드 시트를 사용하면 시간과 노력을 절약 할 수 있습니다. 사무실의 모든 사람과 전화 번호부 스프레드 시트를 공유하고 필요에 따라 변경하도록하십시오. 디렉토리가 온라인이기 때문에 디렉토리가 업데이트 될 때 새 사본을 전자 메일로 보내는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
