중요한 문서가 누락 될 때보 다 잘 정리 된 사무용 서류 정리 시스템의 중요성은 결코 분명하지 않습니다. 비효율적 인 서류 정리 시스템은 시간과 돈을 낭비하게 만들고, 누락 된 문서에 필수 정보가 포함되어 있고 의사 결정을하지 않고 의사 결정을해야하는 경우 의사 결정이 나빠질 수 있습니다. 혼란으로 주문을 작성하는 한 가지 방법은 주문 오더, 재고 항목 및 예상치, 파일 정보를 오름차순 또는 가장 낮은 번호에서부터 높은 번호로 레코드에 할당하는 숫자 오피스 파일링 시스템을 설정하는 것입니다.
필요한 항목
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넘버링 시스템
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파일 캐비닛
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파일 분배기 가이드
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파일 분할기 탭
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파일 폴더, 다양한 색상
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레이블
범주 및 번호 매기기 시스템 설정
파일 범주를 설정하고 제어 번호를 할당하십시오. 조직 내 개별 부서를 개별적으로 나열하십시오. 각 부서에 대한 주요 관리 번호를 할당하십시오. 예를 들어 소기업은 "재무", "판매", "구매", "인적 자원"및 "장비"와 같은 범주를 설정할 수 있습니다. 통제 번호를 지정하여 각 주 카테고리를 식별합니다 (예: 100에서 Financial). 200, 판매; 300, 구매; 400, 인사; 및 500, 장비.
파일 하위 범주를 설정하고 하위 제어 번호를 할당하여 각 하위 범주를 정의하고 식별하십시오. 예를 들어 Sales 범주에 대해 Sales Reports에 10을 추가 할 수 있습니다. 20, 판매 견적; 및 30, 판매 영수증.
각 하위 범주 내에서 번호 매기기 시스템을 설정하여 하위 범주 내의 개별 문서를 식별하십시오. 이것은 문서 자체에 인쇄하는 번호가됩니다. 예를 들어, 미리 인쇄 된 판매 견적 양식을 보내 주시면 원하는 경우 첫 번째 양식 번호를 200-20-01 또는 200 20 01으로 기재하십시오. 연속 된 각 문서는 하나씩 증가합니다. 예를 들어, 두 번째 판매 견적 양식에 "200-20-02"를 인쇄합니다.
귀하의 서류 정리 계획에 대한 마스터 색인을 만드십시오. 이것은 귀하의 파일 캐비넷의 목차 역할을합니다.
캐비닛 설치
주 및 하위 카테고리를 식별하는 색상 코딩 시스템을 구축하십시오. 예를 들어, 파란색 파일 구분자 레이블을 사용하여 주 범주를 식별하는 규칙을 설정할 수 있습니다. 컬러 파일 폴더는 판매 보고서의 경우 빨간색 폴더, 판매 예측의 경우 녹색 폴더, 판매 영수증의 경우 노란색 폴더와 같이 하위 범주를 식별 할 수 있습니다. 파일 폴더의 레이블은 01-100, 101-200 등을 표시하는 레이블과 같은 내용을 식별합니다.
메인 카테고리 구분선 탭을 만들고 파일 캐비닛에 배치하십시오. 파일 캐비닛에 초기 하위 카테고리 파일 폴더를 분류하고 배치하고 필요에 따라 추가하십시오.
적절한 숫자 순서로 문서를 제출하십시오.
팁
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비즈니스 요구를 파악하고 비즈니스에 적합한 카테고리 및 번호 체계를 결정할 시간을 가져라.
전산 회계 시스템을 사용하고 자신의 양식을 인쇄하는 경우 제출 요구 사항을 반영하여 번호 매기기 시스템을 변경해야 할 수도 있습니다. 예를 들어 영업 견적 양식의 번호 매기기는 200-20-01에서 시작하고 새 예상마다 1 씩 증가 할 수 있습니다.
잠정적으로 액세스해야하는 경우 아직 제출되지 않은 모든 문서에 대해 특정 위치와 컨테이너를 제공하십시오.
제출 요건을 따라 잡는 가장 좋은 방법은 매일 또는 매주와 같은 일정을 수립하는 것입니다.
